ій. У номенклатуру справ включаються також документи, не закінчені діловодством, які надійшли з інших організацій для продовження або закінчення вирішення питання; справи з питань, триваючим більше одного року (так звані перехідні справи). Вони вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну вирішення питання. Протягом року номенклатура може бути доповнена справами, утвореними після початку року в результаті появи в діяльності організації нових питань. Для таких справ наприкінці кожного розділу номенклатури передбачають кілька резервних номерів. Не включаються до номенклатуру друковані видання (збірки, довідники і т.д.).
Складання заголовків справ. Найскладніша частина роботи при складанні номенклатури справ. Заголовок справи повинен в узагальненій формі коротко, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу, оскільки саме за заголовком справи проводиться пошук документів. Тема містить вказівку на рід заводяться справи (справа, документи, листування) або назва виду документа (накази, акти та ін.), Уточнюючі дані про зміст документів, кореспондентах, датах, а також вказівку автентичності, копийности і т.д.
У заголовках справ не вживаються формулювання типу «Різні матеріали», «Загальна листування» і т.п. Заголовки справ, що містять планові або звітні документи, повинні включати вказівку на вид і характер документів, їх періодичність, наприклад: «Річний звіт про науково-дослідної діяльності інституту», «Місячні звіти про відвантаження товарів». У заголовку справи, яка містить статистичні форми, вказуються назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр): «Річний звіт за окремими показниками фінансової діяльності підприємства». Розробка класифікаційної схеми. Після складання заголовків справ проводиться їх систематизація, тобто визначається порядок розташування заголовків в номенклатурі справ. Він заснований на обліку організаційно-структурної побудови апарату управління і виконуваних ним функцій.
У номенклатурі справ невеликої організації, що не має структурного поділу, а також в номенклатурі справ структурного підрозділи великої організації справи систематизують за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів. Першими поміщаються справи, що включають організаційно-розпорядчі документи директивних та вищих органів, потім - справи, що містять організаційну документацію, що стосується діяльності організації в цілому (статут, положення) або структурного підрозділу, якщо складається номенклатура справ структурного підрозділу. Далі розташовують справи з розпорядчою документацією самого установи або організації (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ слідують справи з плановими і звітними документами (річними, квартальними, місячними), листуванням та іншими документами.
Терміни зберігання справ встановлюють для забезпечення схоронності цінних документів. Терміни зберігання - важлива підстава для групування документів у справи, оскільки документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і понад 10 років не можуть поміщатися в одну справу. Терміни зберігання встановлюються за переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації. Терміни зберігання документів - постійні або тимчасові (один, три, п'ять, десять, 15 років і т.д.) - встановлюються в залежності від значимості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всього справи встановлюється для найбільш цінної документації, тобто більший. Наприклад, якщо в справі перебувають документи з термінами зберігання один рік, три роки і п'ять років, вся справа зберігається п'ять років. Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченого діловодством у 2010 р, обчислюється з 1 січня 2011
Для практичного використання номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, що привласнюються справах -індекс справ. Якщо організація невелика і не має структурних частин, її номенклатура будується за виробничою або функціональній схемі. У цьому случаї індексом справи буде його порядковий номер в номенклатурі: 01, 02, 03 і т.д.
У зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовне позначення структурного підрозділу та порядковий номер справи в межах структурного підрозділу. Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справа було сформовано у структурному підрозділі, якому присвоєно індекс «03», і в номенклатурі справ цього підрозділу заголовок справи розташовується під номером «2» (02).
Індексація структурних підрозділів повинна бути постійною і повторюватися з року в рік. Перехідні справи вносяться в номен...
