ом експертизи цінності для встановлення строків зберігання документів і інструментом з комплектування архівних установ.
З погляду типології переліків пріоритет належить так званим «переліками для архівіста», тобто переліками документів постійного строку зберігання. Розробка цієї категорії переліків викликана необхідністю зберегти найбільш цінні документи в епоху реформ і соціальних потрясінь. Активно розвивається і такий вид переліків, як переліки документів для архівіста відомчого архіву, тобто переліки документів постійного і довготривалого зберігання. Це пояснюється зростанням ролі архівів організацій у забезпеченні схоронності документів як державної, так і недержавної частин Архівного фонду Російської Федерації. Створення нової нормативно-методичної бази експертизи цінності документів іде поетапно - створення типових переліків документів постійного зберігання, потім типових переліків документів із зазначенням термінів зберігання (недержавних та державних організацій). Зараз наступний етап - розробка на їх основі відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків зберігання. Разом з тим необхідно пам'ятати, що переліки не є панацеєю від усіх бід.
По-перше, незважаючи на наявність переліків, необхідно безпосереднє вивчення документів, особливо переданих на вічне зберігання і виділюваних до знищення.
По-друге, переліки застарівають, особливо відомчі, особливо із зазначенням термінів зберігання, особливо в наш бурхливий час.
По-третє, переліки зворотної сили не мають. Їх дія поширюється лише на документи, які утворилися після видання переліку.
Номенклатура справ - це багатофункціональний документ, використовуваний для різних цілей:
· номенклатура використовується як схема класифікації при розподілі і угрупуванню виконаних документів у справи (папки). Заголовки справ, закріплені в ній, переносяться потім на обкладинки справ;
· кожне справа, включена до номенклатури, має зазначення терміну зберігання документів, включених до нього. Таким чином, з її допомогою намічають орієнтовні терміни зберігання документів, що є першим етапом експертизи цінності документів;
· номенклатура справ використовується при побудові інформаційно-пошукової системи за документами підприємства.
При реєстрації документів в реєстраційний індекс часто включають індекс справи за номенклатурою. Крім того, класифікаційна схема номенклатури може бути використана при формуванні довідкової картотеки на виконані документи;
· номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж служить основою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років і постійного;
· номенклатура має довідкове значення при вивченні структури установи, організації, підприємства.
Номенклатура справ як один з основних інструментів організації діловодства повинна відповідати певним вимогам, найважливіші з яких:
· охоплення всіх документів, одержуваних і створюваних у процесі діяльності організації;
· роздільна угруповання у справи документів постійного і тимчасового термінів зберігання;
· конкретна і чітка формулювання заголовка справи, яка повністю відображає склад і зміст документів у ньому і виключає можливість включення у справу документів, які відповідають його змісту і терміну зберігання;
· систематизація справ всередині розділів номенклатури відповідно до ступеня важливості і терміном зберігання документації.
Розробка номенклатури справ складається з декількох етапів:
· визначення кола документів для включення в номенклатуру;
· Складання заголовків (найменувань) справ;
· розробка класифікаційної схеми номенклатури, тобто порядку розташування справ;
· визначення строків зберігання справ;
· визначення системи індексації та встановлення індексів справ;
· оформлення та посвідчення номенклатури справ.
Визначення кола документів для включення в номенклатуру. Основна вимога до номенклатурі - охоплення всіх документів, що утворюються в процесі діяльності організації. При цьому повинна враховуватися документація, як створювана в самій організації, так і отримується від інших організацій та осіб, включаючи реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки. У номенклатуру повинні бути внесені і документи тимчасово діючих комісій, груп, створених для вирішення якої-небудь конкретного завдання, документи громадських організац...
