клатуру кожного разу під одним і тим же індексом. Порядок оформлення та посвідчення номенклатури справ.
Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, яка була розроблена архівними органами і закріплена в Державній системі документаційного забезпечення управління і Основних правилах роботи відомчих архівів.
Форма номенклатури являє собою таблицю з п'яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількість томів, терміни зберігання та примітки. У першій графі проставляють індекс справи, включеного в номенклатуру. В кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових, не передбачених заздалегідь справ у разі їх появи.
Друга графа - назви заголовків справ. Кожна справа може становити один або кілька томів. Це стає відомо по закінченні діловодного року. Тому третя графа - кількість справ (томів, частин) - заповнюється саме тоді.
У графі «Терміни зберігання та статті з Переліку» вказують термін зберігання конкретного справи і роблять посилання на Перелік (типовий або відомчий). Для деяких документів не встановлюють конкретні терміни зберігання, а зберігають «до відпадання потреби» (наприклад, інструктивні листи вищестоящих організацій, надіслані до відома) або «до заміни новими» (наприклад, положення, інструкції). У цьому випадку в графі проставляють саме ці позначки.
Тут же може бути проставлена ??відмітка «ЕК», яка означає, що після закінчення діловодного року справа має бути піддане експертизі цінності з можливим виділенням деяких документів на постійне зберігання. У графі «Примітки» протягом усього терміну дії номенклатури справ своєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення і т.п. В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених і включених до номенклатури справ.
У підсумковій записи окремо вказується кількість справ постійного зберігання, з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно. Крім того, вказується кількість справ, що переходять на наступний рік. Після підсумкового запису оформляється підпис особи, яка склала номенклатуру, і проставляється дата складання. Номенклатура складається службою або особою, відповідальною за документаційне забезпечення, і узгоджується з архівом підприємства, організації. Підписує її керівник служби і затверджує керівник підприємства. Якщо документи надходять на державне зберігання, номенклатура справ направляється на узгодження до державного архіву, що приймає справи даної організації, і тільки після цього затверджується керівником організації.
Номенклатура справ структурного підрозділу повинна складатися у трьох примірниках. Один примірник зберігається в службі ДОП, другий - в архіві, третій використовується в структурному підрозділі в якості довідкового посібника з формування справ. Номенклатура справ організації (зведена) повинна складатися у чотирьох примірниках. Погоджують і затверджують два примірники, з яких один зберігається в службі ДОП організації та є документом постійного зберігання. Цей екземпляр включається в зведену номенклатуру в розділ служби ДОУ. Другий примірник зберігається в державному архіві, з яким номенклатура узгоджувалася, третій є робочим, а четвертий використовують для виписок, які завіряються службою ДОП і направляються у відповідні структурні підрозділи для закладу справ.
Таким чином підготовка документів, закінчених діловодством, до подальшого зберігання і використання є завершальним етапом роботи з ними. Оцінка документів у діловодстві проводиться при:
· складанні номенклатур справ, коли визначається цінність майбутньої справи на підставі переліків документів і досвіду роботи;
· реєстрації вступників в установу документів;
· напрямку документа в справу;
· перевірці правильності віднесення документів до справ.
Основні критерії оцінки документів являють собою в цілому сформовану і апробовану систему, але інтерпретація їх певним чином змінюється. Крім того, для кожної групи документів існують і власні, специфічні критерії їх оцінки: значимість інформації для розвитку науки, техніки, виробництва, економічна ефективність, комплектність і повнота викладу суті проблеми. Можна констатувати той факт, що для встановлення комплексу документів постійного зберігання, визначення конкретних термінів зберігання за окремими групами документів, уніфікації термінів зберігання однорідних документів в різних установах, організаціях і підприємствах, а також для оперативного «позбавлення від непотрібних паперів» в даний час розроблена цілісна система нормативно - методичних посібників з відбору документ...
