ь швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації в цілому.
Управлінське рішення - це вибір з можливих варіантів дій одного, що дозволяє досягти поставленої мети, вирішити ту чи іншу проблему. Функції документаційного забезпечення управління тісно пов'язані з виробленням управлінського рішення, так як саме в документах фіксуються всі найважливіші управлінські рішення. У практичній діяльності керівники та фахівці постійно стикаються з необхідністю приймати різного роду рішення. Це один з найважливіших моментів їх діяльності, продукт їхньої праці.
Процес підготовки та прийняття рішення складається з декількох етапів: визначення цілей з урахуванням конкретної ситуації і формулювання проблеми; збір і вивчення необхідної інформації; розробка можливих варіантів дій.
. Проектування схеми маршруту руху вступників, відправляються і виконуваних документів (Додаток 1).
Для вибору оптимальних маршрутів руху документів в організації розроблені раціональні маршрутно-технологічні схеми руху та обробки документів. Схеми дозволяють визначити місця операцій з їх обробці.
Таким чином, основне завдання організації документообігу - прямоточность в русі документів і однократність їх обробки.
Обробка вхідних документів представляє перший етап роботи з отриманими документами.
Вхідний документопотік складають: документи вищестоящих організацій, документи підвідомчих організацій, документи інших організацій, скарги та заяви громадян.
Вихідні документи в процесі обробки також проходять ряд інстанцій. Робота над ними складається з складання проекту документа, передруку, узгодження, візування, підписання, реєстрації та обробки для відправки.
Внутрішні документи проходять наступні стадії: підготовка проекту документа, передрук, узгодження, візування, підписання, передача адресату. Тому маршрути їх проходження на етапах підготовки та оформлення ті ж, що і у вихідних документів, а на етапі виконання збігаються з маршрутами вхідних документів.
Найбільша економічна ефективність досягається при централізованій системі обліку, тобто при зосередженні всіх реєстраційних операцій на одному місці, централізація обліку документів створює умови для одноразової їх реєстрації та механізації окремих операцій. Централізована система дозволяє створити єдиний інформаційний центр організації, а також вести оперативний контроль за широким колом документів. Структурні підрозділи при цьому звільняються від численних дублюючих операцій.
3.2 Впровадження пропозицій щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління
Впровадження в організаціях виконує ряд взаємозалежних функцій. По-перше, об'ектівізірует ідеальний проект (рішення), побудований в умах фахівців. Представляє його у формі, доступній для сприйняття і розуміння іншим людям. По-друге, надає виробництву необхідні можливості для підвищення його ефективності. По-третє, співвідносить ефективність з вихідним задумом і вносить в науковий проект необхідні корективи.
Основним об'єктом управління і, відповідно, впровадження є організація. Впровадження веде до змін підсистем організації, їх елементів та зв'язків, що в свою чергу народжує нові потреби в змінах і обумовлює розвиток організацій.
Закріплення передбачає створення механізмів, що гарантують відносну стабільність та ефективну діяльність організації в результаті впровадження нововведень. Усі рішення в процесі впровадження повинні бути застраховані від «неполад?? к », особливо це стосується підприємств з сучасними технологіями. Регулювання і налагодження повинні стати невід'ємною частиною етапу закріплення впровадження науково-дослідного проекту в організації.
Економічний ефект в результаті вдосконалення системи документаційного забезпечення управління досягається за рахунок:
1. зниження трудомісткості виконання функцій управління в результаті позбавлення від зайвих, невластивих і дубльованих функцій, зв'язків, документацій;
2. економії зайвих витрат в результаті вибору найбільш раціональних способів виконання функції;
. зниження трудомісткості витрат управлінського персоналу на передачу інформації (документів) по ходу технологічного процесу її обробки в підрозділах організаціях;
. підвищення продуктивності праці управлінського персоналу, що досягається в результаті ліквідації втрат робочого часу на непродуктивну роботу;
. скорочення загальної тривалості циклу обробки всієї сукупності циркулюючих в процесі управління документів в результаті мінімізації ...
