туристських послуг за обраними турам, який обов'язково повинен містити:
докладний опис туристських послуг;
кошторис витрат на організацію даного туру з урахуванням будь-якої кількості туристів та наявності тур-лідера;
- передбачувані терміни і дати заїздів.
3. Створює умови для реалізації затвердженого туру:
видає всю необхідну інформацію і контролює виготовлення рекламної інформації;
бронює плановану кількість квитків і місць в готелі, якщо це необхідно;
погоджує з керівництвом компанії призначення вибраного керівника групи.
розробляє з рекламну інформацію за розробленими турам.
організовує підготовку журналу заявок, договорів та інших необхідних документів з даного туру;
навчає офіс-менеджерів реалізації турів свого напряму.
4. Здійснює керівництво та контроль за роботою офіс-менеджерів з реалізації турів свого напрямку і якості обслуговування клієнтів.
5. Контролює ведення журналу заявок.
6. Керує роботою офіс-менеджерів з реалізації гарячих турів.
7. Перевіряє правильність оформлення документів офіс-менеджерами та контролює надходження оплати турів веденого напрямки.
8. Займається підготовкою всіх супровідних документів, необхідних для відправки групи.
9. Заздалегідь інформує керівництво компанії і бухгалтерію про необхідні фінансові засобах для відправки групи.
10. Проводить інструктаж керівника групи та, у разі необхідності, самої групи перед виїздом.
11. Організовує проводи / зустріч тургруп і туристів-індивідуалів по веденого напрямку.
12. Здійснює контроль за перебуванням групи на маршруті і оперативно вирішує питання, що виникають в процесі туру з обов'язковим повідомленням керівництва компанії.
13. Приймає звіт керівника групи.
14. Складає повний звіт по веденого напрямку за звітний період і здає керівництву компанії. Відзвітувати за списками приїхали груп в терміни до 3-х днів після прибуття.
Офіс-менеджер відноситься до категорії фахівців. Призначення на посаду офіс-менеджера і звільнення з неї здійснює керівник організації.
Офіс-менеджер повинен мати вищу педагогічну освіту або середньо-спеціальну освіту, а також постійно підвищувати рівень своїх знань у галузі туризму, психології, психологічних основ роботи з клієнтом, використання технічних засобів роботи в офісі.
Основними функціями офіс-менеджера є:
- формування та реалізація політики компанії у взаєминах з клієнтами;
- забезпечення якості обслуговування клієнтів;
- забезпечення клієнтів достовірною інформацією.
У посадові обов'язки офіс-менеджера входить:
1. Здійснює аналіз аудиторії потенційних клієнтів, виявляє потреби клієнтів, їх рівень і спрямованість.
2. Здійснює пошук клієнтів, для чого в його безпосередні обов'язки входить:
роздруківка програм турів та рекламних буклетів, листівок і поширення їх серед потенційних клієнтів рознесенням і адресною розсилкою;
підготовка факсових і E-mail рекламних повідомлень і розсилка їх по потенційним агентам і клієнтам;
розсилка листів клієнтам, згідно існуючій базі даних.
3. Забезпечує якісне обслуговування клієнта при контакті, як по телефону, так і в офісі:
всі дзвінки повинні бути відпрацьовані без перем...
