Для більш ефективної роботи організації та підвищення його конкурентоспроможності пропонується запровадити систему «Канцлер». Пакет прикладних програм (ППП) «Канцлер» - це створений на платформі Lotus Domino/Notes програмний продукт, який призначений для створення систем електронного документообігу (СЕД) в організаціях.
Система «Канцлер» здатна комплексно вирішити завдання з автоматизації діловодства, а також по створенню, руху, маршрутизації документів у реальному масштабі часу, їх централізованого зберігання і архівної обробки. Фахівці компанії IBA ведуть роботи з автоматизації документообігу і діловодства з 2008р. «Канцлер» став результатом ретельного дослідження програмних середовищ, детального вивчення потреб користувача та нормативно-правової бази, враховує всі сучасні тенденції розвитку інформаційних технологій в даному напрямку.
Система призначена для:
організації електронного документообігу: зберігання, маршрутизацію і рух документів в реальному масштабі часу, колективну і групову роботу співробітників;
автоматизації діловодства: роботу з документами з моменту їх отримання або створення і до завершення виконання документів, відправки в справу або архів;
зберігання і архівної обробки документів: централізоване зберігання бази даних всіх документів, пошук справ і документів, експорт з систем автоматизації діловодства.
«Канцлер» функціонує за модульним принципом і включає в себе 12 додатків-модулів. За бажанням замовника СЕД може включати в себе будь-яку кількість вищеназваних модулів.
Для впровадження СЕД на ТОВ «Перша Алкогольна компанія» вибрали деякі з них, які необхідні для ефективної роботи:
«Базова система»: «ядро» продукту, основа створення і управління СЕД, до якого підключається довільну кількість модулів, залежно від потреб замовника. Інструментальні засоби «Базовою системи»: графічний маршрутизатор, конфігуратор, структура організації, робоче місце, протоколи, інсталятор - забезпечують централізоване управління всіма компонентами СЕД. До «Базовою системі» можуть підключатися програмні модулі «Діловодство», «Управління персоналом», «Архівна справа», «Договори» та ін., А також будь-які інші додатки Lotus Notes, у тому числі створені іншими розробниками.
«Діловодство»: модуль призначений для автоматизації діловодства, руху організаційно-розпорядчої документації. Він забезпечує роботу з документами з моменту їх отримання або створення і до завершення виконання, відправлення у справу або архів.
«Управління персоналом»: модуль призначений для автоматизації бізнес-процесів кадрового діловодства - ведення штатного розкладу, зберігання облікових карток співробітників, оформлення призначень і звільнень працівників, обліку робочого часу, надання трудових і соціальних відпусток, проведення атестаційних заходів, складання статистичної звітності, ведення персоніфікованого обліку та ін.
«Договори»: модуль призначений для управління переддоговірної, договірної і последоговорной діяльністю підприємства - ведення електронного документообігу, що забезпечує створення, узгодження, підписання і виконання договорів; підтримання списку контрагентів; передачі виконаних договорів в електронний архів.
«Архівна справа»: модуль призначений для ведення архівного діловодства на підприємстві - передачі виконаних документів із СЕД в архів, складання та ведення номенклатури справ, формування та оформлення справ для передачі в архів, ведення та обліку справ в архіві.
«Електронний цифровий підпис» (ЕЦП): модуль призначений для використання зовнішніх криптографічних засобів захисту, що підтримують національні стандарти в середовищі Lotus Notes.
«Система менеджменту якості» (СМЯ): модуль призначений для автоматизації ведення та обліку документів СМЯ на підприємстві і включає в себе два компоненти:
«СМК документи» забезпечує програмну реалізацію управління документами СМЯ і можливість швидкого ознайомлення з останніми версіями документів, що відносяться до системи управління якістю, всіх користувачів системи.
«СМК Аудит» забезпечує автоматизоване управління документацією та даними про проведення внутрішніх і зовнішніх перевірок якості на підприємстві та їх результати.
Переваги СЕД «Канцлер»:
розроблений на основі результатів досліджень програмних середовищ, конкурентів, споживачів, особливостей предметної області, а також багаторічного досвіду фахівців, що займаються розробками СЕД;
об'єднує ряд технологічних рішень: модульна архітектура пакета прикладних програм; централізоване адміністрування за допомог...
