досить складну структуру, так як документаційні потоки мають безліч напрямів і певну специфіку. Всі підприємства туризму використовують певний набір специфічних документів, також, безумовно, і стандартні типи документів, якими користується кожне підприємство.
Основними напрямками документопотоков є: внутрішній, потік з туристами (клієнтами), з туроператорами (у відносинах «Агент-Принципал» агент - туроператор, принципал - турагентство). Така структура є типовою для туристичного агентства, складається з документів різних видів, представлена ??у вигляді таблиці 2.5.
Таблиця 2.5 Структура документаційного забезпечення управління ТОВ «Парадайз-Тур» в 2012р.
ВзаімодействіеС ТурістаміС ТуроператорамиВнутренниеПрочееОрганизационно-распорядительные (Управлінські) коммерческіеДоговор про надання тур.услуг, туристична птевка, Договір (доп.соглашенія), заявка туриста на бронювання, лист бронювання, підтвердження турагентства про бронювання туру за заявкою туриста; Статут, трудові договори, орг.структура, штатна чисельність та розклад Договори з партерами та постачальниками про оренду приміщень, надання послуг: кур'єр, зв'язку (телефон, інтернет) та ін Звітно-статістіческіеВаучер, чеки, прибуткові касові ордериБухгалтерскій баланс, звіт агента, рахунки, квитанції та др.Бухгалтерскій баланс, звіт про прибутки і збитки ідр.Учебно - методіческіеПамяткі, карти-маршрути, права та обов'язки туриста, анкета турістаІнструкціі з бронювання, методичні матеріали з реалізації послуг туроператора, документи семінаровДолжностние інструкції та др.ИнформационныеДокументы від туриста для оформлення віз та дозволів телефоно-факсограммиАкти, заяви, телефоно-факсограммиДокладние записки, заявленіяВсе види інформаційних документів в інших документаційних потоках
У таблиці представлена ??лише частина документаційного забезпечення ТОВ «Парадайз-Тур», проте, вона дає зрозуміти основні принципи документаційного забезпечення управління підприємством.
В даний час велика кількість документації і потоків інформації переходить з паперового носія в електронний. Активно застосовується робота на комп'ютері, і особливо в інтернеті, так як це зручно, швидко, не пов'язане з відстанями між об'єктами комунікації, і тим самим скорочує безліч витрат.
У туризмі, і зокрема турагентством ТОВ «Парадайз-Тур», застосовуються системи он-лайн бронювання - бронювання в інтерактивному режимі. Системи, в яких відображені всі дійсні пропозиції туроператора (засоби розміщення, транспорту і т.д.) доступні для великої кількості користувачів одночасно. Працюючи в даній системі, користувач може задати неоходимости йому параметри, побачити доступні (з наявністю місць, вартістю і докладним описом) пропозиції, вибрати необхідне йому пропозицію, забронювати пропозицію. Запит на бронювання моментально відправляється туроператорам, а звіти про бронювання приходять на електронну поштову скриньку користувача [20, 34].
Також через інтернет здійснюється основна частина ділового листування турагнтства, оплата деяких послуг та ін
На даний момент спостерігається така тенденція: чим більша частина документообігу відбувається в електронному вигляді, тим ефективніше документації управління на підприємстві. Електронний документообіг ефективний з кількох причин: доступ до документа не обмежений прос...
