транст, доступ моментальний, великі можливості сортування фільтрації документів, швидкого пошуку, ділове листування також здійснюється миттєво, економія оборотних коштів (папір, канцелярські товари).
В документаційне забезпечення управління ТОВ «Парадайз-Тур» є і така документація, яка обов'язково повинна існувати на паперовому носії, з урахуванням всіх необхідних реквізитів, обумовлених законодавством. Такими документами є: статут підприємства, установчі документи, бухгалтерський баланс, комерційні договори з туроператорами, туристами та іншими фізичними та юридичними особами, туристична путечка (бланк суворої звітності) і т.д [1, 3, 4].
За винятком документації, описаної вище, решті документопотік необхідно переводити в електронний вигляд. Велика частина документів ТОВ «Парадайз-Тур» вже розробляється і зберігається на комп'ютері, проте, аналіз діяльності працівників підприємства виявив такі моменти роботи з документами, які не тільки є неефективними, а й ефективність яких підвищити нескладно. Співробітники ТОВ «Парадайз-Тур» працюють з документами на паперовому носії, і навіть складеними письмово «від руки», ведуть особисті бази даних, замовлення на заявки (лист з умовами бронювання та оплати послуг, який передається від менеджера до бухгалтера) і деякі інші документи. Очевидно, що дані види документаційного забезпечення управління можна вести і в електронному вигляді, тобто ця частина системи ДОУ ТОВ «Парадайз-Тур» в даний момент є нераціональною, додає певні витрати, в першу чергу витрати часу, у роботі персоналу. Для того, щоб визначити наскільки ефективно менеджери ТОВ «Парадайз-Тур» працюють з документами було проведено спеціальне дослідження. Щодня проводилися виміри часу, який менеджери витрачають на різні дії протягом робочого дня. Дослідження тривало протягом одного місяця, об'єктами якого стали менеджери, які мають різний досвід роботи в туризмі, а також різний обсяг «особистої клієнтської бази». У проведеному дослідженні витрат робочого часу менеджером утворилася наступна структура витрат часу, представлена ??в таблиці 10.
Таблиця 2.6 Витрати робочого часу менеджера з туризму (робочий день 8 годин, в середньому 3 клієнта в день)
Кількість часу (середнє), часВиполняемая работа1Общеніе по телефону з клієнтами та потенційними кліентамі2, 5Заполненіе документів - тур. путівки - 10 хв / штука, замовлення за заявкою 10 хв / штука, договір з туристом 25 хв / штука, занесення клієнта в письмову базу даних 10мін/штука, робота з базою даних (перевірка оплати, дат вильотів, наявності документів) - 20 хв/робочий день0, 5Процесс он-лайн бронірованія3Подбор турів в мережі інтернет, живе спілкування з кліентамі1ПрочееІтого: 8
Дані таблиці 10 свідчать про те, що чималу частину в структурі витрат робочого часу займає робота з документами. Частина з цих документів - обов'язкове до виконання, така як оформлення туристичної путівки, однак, це не займає багато часу. Інша ж частина документаційного забезпечення може бути раціоналізовані, що скоротить витрати часу менеджерів, і це в середньому два години робочого часу, 25% від усього часу роботи.
У ТОВ «Парадайз-Тур» є велика клієнтська база, однак, немає єдиної бази даних з пошуку вже оформляли раніше клієнта, що призводить до того, що кожного разу, коли лояльний постійний клієнт приходить в агентство, менеджеру необ...
