иконаними документами постійного зберігання та з особового складу приймаються в архів тільки по описам справ, затвердженим і погодженим у встановленому порядку. До розділу опису має бути складено передмову.
Отже, основними видами робіт, що забезпечують правильне формування документального фонду відповідно до встановлених правил, є складання номенклатур справ, формування та оформлення справ, облік і забезпечення схоронності документів і доступу до них.
Глава 5. Шляхи вдосконалення діловодства в МБОУ ЗОШ д. Ішимова
Система діловодства в будь-якій фірмі, організації описується у внутрішніх організаційно-розпорядчих документах: інструкціях з діловодства, положеннях про структурний підрозділ, посадових інструкціях, правилах роботи з документами, наказах про розподіл обов'язків, регламентах і т. п . Ретельно розроблена система діловодства, яка висвітлює всі питання роботи з документами, служить запорукою успішного та ефективного функціонування установи. Тому першим етапом вдосконалення діловодства в МБОУ ЗОШ д. Ішимова, як і в будь-якому іншому закладі має стати не впровадження інформаційних технологій, а приведення в порядок існуючого діловодства та його нормативної бази.
Для чіткої і раціональної постановки діловодства в загальноосвітній школі пропонується розробити такий документ як «Інструкція з діловодства».
Чи можна вести діловодство без Інструкції? Для багатьох організацій (особливо державних) це риторичне питання. Відповідно до законодавства та рішеннями вищестоящих органів вони зобов'язані мати Інструкцію. Для організацій, самостійно визначають порядок роботи з документами (особливо невеликих комерційних структур), від цього залежить правильність побудови системи діловодства.
Інструкція з діловодства - це основний нормативний документ, що регламентує правила, прийоми, процеси створення документів, технологію роботи з документами. Іншими словами, інструкція закріплює систему діловодства, що склалася в організації.
Інструкція повинна служити інструментом удосконалення роботи з документами в організації, містити звід правил, дотримання яких забезпечує якість підготовки документів, підвищує оперативність їх розгляду. У більш загальному плані розробка Інструкції є частиною заходів щодо вдосконалення діловодства в організації, які охоплюють такі напрямки:
створення нормативно-методичної бази діловодства (інструкцій, положень, рекомендацій тощо);
освіту раціональної організаційної структури та визначення оптимальної чисельності працівників служби діловодства, а також системи взаємозв'язків зазначеної служби з іншими структурними підрозділами;
впорядкування складу і форм документації, технології її підготовки та оформлення;
встановлення раціонального порядку проходження і обробки документів;
розробка, розвиток та інтеграція на єдиній основі автоматизованих технологій, що охоплюють всі стадії створення і проходження документації;- Створення механізму подальшого розвитку системи діловодства, підвищення кваліфікації працівників і ведення методичної роботи з питань документаційного забезпечення.
Призначенням інструкції з діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в МБОУ...
