align="justify"> Документи, що знаходяться в справі повинні бути справжніми.
Якщо з'явилися документи, на які номенклатурою не передбачено відповідну справу, то на них заводиться самостійну справу.
При великій кількості документів необхідно для оперативного пошуку вводити інші ознаки класифікації за хронологією або вузьких питань.
Якщо в справі є особливо коштовні документи або документи-додатки до основного тексту, наявність яких не може бути визначено по заголовку справи, до заголовка складається анотація.
Всередині справи документи розміщуються у зворотному хронологічному порядку.
Справи, що містять документи органиченно доступу, формуються окремо від інших.
У справі повинно міститися не більше 250 аркушів при товщині 30-40 мм.
Для класифікації та систематизації документів, формування справ у МБОУ ЗОШ д. Ішимова складається номенклатура справ.
Виконані документи повинні в 3-денний термін здаватися для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначається відповідно до номенклатури справ.
Отже, формування справ сприяє оперативній обробці і пошуку документів, надійності документаційного обслуговування, збереження документів в організації та встановлює порядок в організації діловодства установи.
4.3 Підготовка справ для передачі в архів
З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, оскільки для них потрібно великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників. Тому систематично проводиться експертиза цінності документів, яка визначається ГОСТ Р 51141-98 як «визначення політичного, економічного, соціально-культурного. Практичного та іншого значення документів з метою відбору документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв ».
Експертиза цінності документів починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві, проходячи три етапи: складання номенклатури справ, експертиза цінності самих документів, передача з відомчого архіву до державного.
Загальний порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) і їх функції можна знайти в «Основних правилах роботи архівів організацій».
Підготовка документів до подальшого зберігання і використання є завершальним етапом діловодного процесу і поряд з експертизою цінності документів включає:
відповідне оформлення справ;
опис документів постійного і довготривалого зберігання;
передача справ в архів установи, тобто у відомчий архів.
Завершення діловодством справи протягом 5 років залишаються в школі для використання в роботі. По закінченні цього терміну справи постійного зберігання передаються в установленому порядку на державне зберігання у відділ архівної служби району. За погодженням з керівництвом відділу архівної служби району, оброблені і описані справи постійного зберігання та з особового складу, можуть бути прийняті в архів достроково.
Передача справ у відділ архівної служби району здійснюється за графіком, затвердженим адміністрацією району.
Справи з в...
