з тим же індексом;
включати у справи тільки по одному примірнику кожного документа. Не допускається включення до справа документів, не які до нього, чернеток, варіантів, розмножених копій, документів, що підлягають поверненню.
У процесі угруповання перевіряється правильність оформлення документів. Неоформлені і неправильно оформлені документи повертаються безпосередньо виконавцям на доопрацювання, після чого передаються для включення у відповідні справи.
Справи постійного і довгострокового термінів зберігання оформляються в тверді обкладинки, на яких робиться опис справи.
Листи справи нумеруються, на початку справи підшивається внутрішній опис документів, наприкінці справи - заверительная напис. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо, їх кількість вказується в засвідчувального напису після загальної кількості аркушів справи через знак +.
У приміщенні відділу персоналу зберігаються особисті справи тільки працюючих співробітників. Особові справи можуть розташовуватися по порядку номерів чи за алфавітом прізвищ співробітників.
Після звільнення працівника його особиста справа витягується з папки і оформляється для передачі на архівне зберігання.
Таким чином, ми можемо зрозуміти, що особисті справи звільнених працівників зберігаються 75 років. Особові справи керівників зберігаються постійно. Для збереження використовуються закриваються металеві сейфи, шафи, що забезпечують повне збереження документів.
Перелік кадрових документів, що підлягають зберіганню.
) Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР). Стаття 189 ТК РФ. При прийомі на роботу (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з ПВТР під розпис. Діють до заміни новими. Зберігається постійно.
) Положення про захист персональних даних працівників. Стаття 86 ТК РФ. При прийомі на роботу (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з Положенням про захист персональних даних працівників під розпис. Діє до заміни новим. Зберігається постійно.
) Штатний розклад (ф. Т - 3) (штатна розстановка). Стаття 57 ТК РФ, постанову Держкомстату Росії від 5 січня 2004 г. №1. Складається кожен раз, коли в нього вносяться ті чи інші зміни. Зберігається постійно.
) Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Інструкція про порядок заповнення трудових книжок і вкладишів до них (затверджена постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 №69). Зберігається у відділі кадрів і ведеться постійно. 50 років (але при ліквідації компанії в архів міста здається разом з іншими документами, термін зберігання яких становить 75 років).
) Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них Інструкція про порядок заповнення трудових книжок і вкладишів до них (затверджена постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 №69). Зберігається в бухгалтерії разом з бланками трудових книжок і вкладишів до них; у відділ кадрів бланки надходять за заявкою кадрового працівника. 50 років (але при ліквідації компанії в архів міста здається разом з іншими документами, термін зберігання яких становить 75 років).
) Положення про оплату праці, преміювання та матеріальне стимулювання. Розділ 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ. При наявності складних систем оплати та праці та системи преміювання. Діє до заміни новим. Зберігається постійно.
) Положення про систему навчання. Статті 196, 197 ТК РФ. При наявності системи навчання в організації. Зберігається постійно.
) Положення про атестацію працівників. Стаття 81 ТК РФ. При проведенні атестації за рішенням роботодавця. Зберігається постійно.
) Графік відпусток. Стаття 123 ТК РФ, постанову Держкомстату Росії від 5 січня 2004 г. №1. Затверджується роботодавцем не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року. Зберігається 1 рік.
) Трудовий договір. Статті 16, 56, 57, 67 ТК РФ. Укладається у письмовій формі з кожним працівником. Зберігається постійно 75 років.
) Посадові інструкції по кожній посаді відповідно до штатного розкладу, робочі інструкції за професіями. Приймаються за рішенням роботодавця. Зберігається постійно.
) Накази про прийом на роботу. Стаття 68 ТК РФ. Видаються на підставі трудового договору. Оголошуються працівнику під розпис у триденний строк з дня фактичного початку роботи. Зберігається 75 років.
) Накази про переведення на іншу роботу. Стаття 72.1 ТК РФ. Видаються на підставі угоди про переведення на іншу роботу (додаткової угоди до трудового договору). Збері...
