рігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного терміну можуть бути виділені до знищення в установленому порядку.
Одягнув персоналаобязан постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них [7, 62 с.].
Облік бланків трудових книжок.
На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:
прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;
книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
У прибутково-видаткову книгу вносяться всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.
Книга руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від робітників і службовців при вступі на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані робітникам і службовцям знову.
При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується у особистій картці і у книзі обліку.
Прибутково-видаткова книга і книга обліку руху трудових книжок пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і сургучною печаткою.
Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.
Після закінчення кожного місяця бухгалтерія вимагає від особи, відповідальної за ведення трудових книжок, звіту про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них і про суми, отримані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них з додатком прибуткового ордера каси підприємства.
На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт.
Виходячи з вищезгаданого тексту, ми можемо зробити наступні висновки:
трудова книжка є документом, в якому міститься вся інформація про трудову діяльність її власника, про його «зростанні» і «падінні»;
заповнення її вимагає від працівника кадрів набагато більшої уважності і далекоглядності, ніж оформлення будь-якого іншого документа;
помилку, допущену в наказі, в договорі, в акті, легко виправити, і, швидше за все, ніхто й не дізнається, що вона мала місце. А наслідки непомічених і невиправлених помилок у документі, що підтверджує трудовий стаж працівника, можуть виявитися тільки під час оформлення пенсії та стати причиною серйозних проблем.
бланки трудових книжок і вкладишів до них вимагають заходів суворої звітності та видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.
2.7 Оперативне зберігання кадрового документообігу. Правила і терміни зберігання документів, що містять інформацію з особового складу
На території ВАТ «Холодокомбінат» є свій архів. Фахівці відділу персоналу, у міру потреби мають можливість у будь-який момент ознайомиться з тим чи іншим документом, створеним раніше. Не варто забувати яке це важлива справа - правильно сформувати документи для передачі в архів.
Формування справ для архівації. Справа - сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. »Затв. Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 №28.- Угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
При формуванні справ необхідно дотримуватися таких правил:
роздільно групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання;
поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до найменування справ за номенклатурою;
поміщати разом всі документи, які стосуються рішенню одного питання;
поміщати положення разом з основними документами;
додатки обсягом понад 100 аркушів слід групувати в окремі справи, про що в документі робиться відмітка;
документи у справі розташовувати в хронологічному порядку за датою реєстрації документа, по нумерації;
дотримуватися обсяг документів, які повинні поміщатися в справу. В одній справі може бути подшито не більше 250 аркушів (товщина 30-40 мм), потім заводиться нова папка ...
