зацій - джерел комплектування архіву
- приймає впорядковані документи структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву
- враховує і забезпечує збереження прийнятих в архів документів
- створює і підтримує в актуальному стані науково-довідковий апарат до документів архіву
- організовує інформаційне обслуговування керівників та структурних підрозділів організації, здійснює використання документів за запитами організацій і приватних осіб, у тому числі соціально-правовим запитам громадян, веде облік і аналіз використання
- проводить експертизу цінності та здійснює комплекс організаційних і методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання
- здійснює перевірку правильності формування та оформлення справ у структурних підрозділах організацій та інших організаціях - джерелах комплектування
- організовує роботу по складанню номенклатури справ організації
- надає методичну і практичну допомогу структурним підрозділам у роботі з документами
- бере участь у розробці нормативних та методичних документів з архівної справи і документаційного забезпечення управління.
Архіви організацій здійснюють прийом електронних документів (ЕД), забезпечують їх збереження, облік, відбір і використання, а також підготовку і передачу на державне зберігання. На зберігання передаються ЕД у складі фондів організацій - джерел комплектування архівів. p> Всі операції, здійснювані з ЕД при передачі на архівне зберігання і в процесі зберігання (перезапис, конвертація в нові формати, стиск та ін), повинні бути задокументовані для забезпечення автентичності ЕД.
Для виконання основних завдань і функцій архів організації має право:
- вимагати від структурних підрозділів своєчасної передачі в архів документів в упорядкованому стані;
- контролювати правила роботи з документами в структурних підрозділах і організаціях - джерелах комплектування архіву;
- запитувати від структурних підрозділів та організацій - джерел комплектування необхідні для роботи архіву відомості;
- брати участь у заходах, що проводяться Федеральної архівної служби Росії, органами управління архівною справою суб'єктів РФ, федеральними архівами РФ, з питань архівної справи та документаційного забезпечення управління.
На практиці документація з особового складу зберігається разом з іншими документами. Рекомендується відокремити дану документацію від іншої. Це пояснюється, насамперед, тим, що документи з особового складу носять конфіденційний характер, доступ до них повинен бути суворо обмежений, а порядок допуску до цих документів визначається службою кадрів спільно зі службою режиму організації і затверджується керівництвом. p> Найголовніше і відповідальне дійство - підготовка документів до здачі в архів організації. Воно заслуговує серйозної уваги, бо саме на цьому етапі найчастіше скоюються серйозні помилки, які в подальш...
