окументи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються у справи окремо. Наприклад, слід зберігати в різних справах оригінали та копії документів, річні та квартальні плани роботи і так далі, оскільки ці документи мають різні терміни зберігання. У той же час допускається тимчасова угруповання в одній справі документів різних термінів зберігання, якщо вони відносяться до одного питання. Після закінчення календарного року і вирішення питання такі документи рекомендується перегрупувати в самостійні справи. p align="justify"> При формуванні документів у справи використовуються наступні ознаки закладу справ. Підставою для групування документів за номінальним ознакою служить назва їх різновиди. Наприклад: накази, протоколи, вказівки, акти, довідки і т.д. При формуванні документів у справи за предметно питально ознакою за основу беруть їх зміст. Наприклад: В«Документи з питань підвищення якості продукції (акти, довідки, рекламації, доповідні записки)В». p align="justify"> Авторський ознака передбачає групування в справи документів одного автора. Наприклад: В«Протоколи нарад фірми ТОВВ« Аргос В»за 2009 рікВ». p align="justify"> Для угруповання листування використовується кореспондентський ознака. При цьому в заголовку справ вказується кореспондент, з яким ведеться листування і розкривається зміст питання. Наприклад: В«Листування з машинобудівними підприємствами про взаємні розрахунки за 2007 рікВ». Об'єднання в одній справі документів кількох кореспондентів здійснюється за географічною ознакою. Наприклад: В«Листування з підприємствами Московської області з питань поставки продукціїВ». p align="justify"> Групування документів за якийсь певний період здійснюється за хронологічним ознакою. Наприклад: В«Квартальні звіти про основну діяльність підприємства і капітальних вкладенняхВ». p align="justify"> Планово-звітні документи групуються в справи за номінального, авторському, предметно-питально і хронологічним ознаками.
Справи формуються відповідно до номенклатури справ підприємства. У справу повинні міститися документи, які своєю змістовною частиною відповідають заголовку справи. br/>
3.5 Автоматизація документообігу
документообіг управління автоматизація
автоматизації документообігу можна умовно поділити на 4 типи:
Паперовий документообіг
Паперовий документообіг з використанням автономних ЕОМ
Змішаний документообіг
Безпаперовий документообіг
Паперовий документообіг означає, що документ проходить всі етапи в паперовому вигляді. Приблизно 15 років тому даний вид документообіг був основним. Щоб зареєструвати паперовий документ використовувалися великі журнали, або листи великого формату, в які записувалися знову зареєстровані документи. Після закінчення певного терміну листи та журнали здавалися в архів....
