копії з документів, що вилучаються у присутності органів, які проводять вилучення. При цьому на документах вказують дату і підставу вилучення. p align="justify"> Формування справ
Робота з формування справ складається з наступних операцій:
Розподіл виконаних документів у справах відповідно до номенклатури справ;
Розміщення документів усередині справи в певній послідовності;
Оформлення обкладинки справи.
Ці операції виконуються протягом року, що прискорює і полегшує роботу з документами в службах ДОУ та інших структурних підрозділах організацій, так само при подальшому їх зберіганні у відомчому архіві.
В організаціях формування справ здійснюється централізовано і децентралізовано. У першому випадку справи формуються тільки службою ДОП, в другому випадку - всіма структурними підрозділами організації. p align="justify"> Формування справ у структурних підрозділах здійснюється за допомогою відповідальних за документацію або виконавців, провідних певне коло питань у своєму структурному підрозділі. Методичне керівництво правильністю формування справ забезпечує служба ДОП і відомчий архів. Правильність формування справ досягається дотриманням ряду правил, положень. Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений, у відповідності з вимогами державних стандартів та інших нормативних актів. p align="justify"> У справу групуються документи одного календарного року, крім перехідних справ, судових, особистих справ, документів органів представницької влади, інших виборних органів, які групуються за період їх скликання; документів навчальних закладів, які формуються у справи за навчальний рік та ін Формування справ здійснюється з метою найбільш раціональної організації зберігання документів, яка забезпечує швидкий пошук необхідних документів та інформації.
Справа має містити не більше 250 аркушів, при товщині не більше 4 сантиметрів. Обмежень щодо мінімального обсягу справ не існує. При великому обсязі документів, що відносяться до однієї справи, проводять їх розподіл на самостійні томи, частини або створюють нові справи, систематизуючи документи за хронологією, питально принципом. p align="justify"> Додаток до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання приєднуються до документів, до яких вони належать.
Документи, поміщені в справу, повинні мати підписи, дату, індекс, копії - заверительную напис, позначку В«У справуВ».
Документи в справі повинні розташовуватися в певному порядку: спочатку поміщають основний документ і що відноситься до нього додаток, а потім у хронологічному порядку йдуть документи, що виникають у міру вирішення питання. Забороняється підшивати у справу невиконані документи, розрізнені екземпляри документів, документи, що підлягають поверненню, дублюючі документи. p align="justify"> Д...
