стему вводять документи на контролі вже пройшли числом. Немає єдиного еталона складання наказів, службових записок. Немає чіткого встановленого часу на реєстрацію документів. Документ на підписі у ректора може пролежати необмежений час або загубитися. Електронна пошта не використовується, так як запрошення на ректорат або просте оповіщення співробітників робиться по телефону або усно при зустрічі. У директора немає помічника, який міг би взяти на себе частину повноважень директора, а величезний потік документів може займати багато часу у директора на ознайомлення документа, осмислення, прийняття рішення і складання резолюції. Іноді директор їде у відрядження, тоді документи можуть лежати на підписи від 5 до 10 днів. Можуть часто виникати ситуації, коли директор на службовій записці дозволяє, а потім при появі рахунку або пріказа- забороняє, суперечачи собі.
У результаті перегляду журналу реєстрації в приймальні організації у секретаря та аналізу отриманої інформації була складена таблиця, де представлена ??зведена інформація по кожному виду документа в динаміці по роках (таблиця 3.15). З таблиці можна визначити структурну характеристику документообігу і як вона змінюється по роках.
З таблиці, де представлені техніко-економічні показники видно, що виручка від реалізації зростала з року в рік на 148 і на 134 відсотка (таблиця 3.1), а загальна кількість документів в організації скорочувалася до рівня 74 і 90 відсотків від попереднього року (таблиця 3.15). Нижче на малюнку ці зміни наочно представлені (рис. 3.11).
Таблиця 3.15
Аналіз структури документообігу
Найменування документаКолічество документовТемпи росту,% 201120122013в 2012 до 2011в +2013 до 2012Входящіе124203240164118Ісходящіе38440235810589Прікази в тому числі: - з основної діяльності - за відрядженнями - за особистим составу870 157215 498648 116178 354894 156222 51674 74 83 71 138 134 125 146Внутренніе в тому числі: - фінансові - служебние3841 1492 23492597 973 16241972 1272 70068 65 6976 131 43Ітого в рік: 5219385034647490В середньому за день1813127292Виручка від реалізації, тис.р.76631131515132148134
Рис. 3.11. Зміна виручки від реалізації та загальної кількості документів
При більш детальному розгляді останньої таблиці, де аналізується структура документообігу видно, що потоки внутрішніх документів сильніше скорочувалися, ніж зростали потоки вхідних і вихідних документів (таблиця 3.15). Нижче на малюнку ці зміни представлені (рис. 3.12).
Рис. 3.12. Зміна кількості документів
Використання локальної мережі дозволяє обмінюватися повідомленнями між співробітниками організації у вигляді електронної пошти. Це якраз приблизно в два рази скорочувало кількість службових записок з року в рік. Зросла ділова активність організації, виручка від реалізації і відповідно зростають потоки вхідних і вихідних документів. Причому в останньому році потоки вихідних повідомлень різко скоротилося за рахунок використання глобальної мережі Інтернет.
Нижче в наступній таблиці проведений аналіз обсягу документообігу протягом одного року на прикладі 2013 (таблиця 3.16). Тут розбивка відбувається помісячно для виявлення сезонності.
Таблиця 3.16
Виявлення сезонності в обсязі документообігу
Місяці годаВіди документовВходящиеИсходящиеПриказыВнутренниеЯнварь123557177Февраль223078200Март2725130165Апрель232884175Май142496122Июнь185384178Июль234234194Август172923120Сентябрь256969183Октябрь183847165Ноябрь1744108182Декабрь244479211
У результаті проведеного аналізу в цьому підрозділі виявлено, що основні потоки інформації йдуть через бухгалтерію і адміністративний відділ. Також я визначив, що спостерігається деяка сезонність робіт, пов'язана з учбовими канікулами. В результаті впровадження в господарстві локальної мережі і спроба автоматизувати частково документообіг виявлено загальне зниження потоку документів. Виходячи з отриманих результатів можна зробити висновок про необхідність подальшого вдосконалення системи документообігу та впровадження сучасних інформаційних комплексних систем.
. 3 Аналіз матеріально-технічного забезпечення
Інформаційно-комунікаційні ресурси Племінного заводу ім. Карла Маркса включають 7 персональних комп'ютерів, 2 багатофункціональних пристрої, 6 принтерів, 7 USB-модемів Мегафон raquo ;, 6 стаціонарних телефонів, 1 факс.
Устаткування підприємства з покладеними на нього завданнями справляється цілком успішно. Обсяг переданих, прийнятих і оброблюваних даних щодо різноманітний і має тенденцію до зростання у зв'язку з розширенням діяльності ...
