рівноправна і необхідна, як і обладнання, ресурси і персонал. Ця ідея зрозуміла будь-якому керівникові. Керівник втрачає багато часу від неправильно або несвоєчасно оформлених документів, від невірних управлінських рішень або від неможливості швидко знайти потрібний документ.
Всі документи, які звертаються в системі документообігу, на племінному заводі поділяють наступним чином:
1. Вхідні
2. Вихідні
. Накази
- з основної діяльності
- по відрядженнях
по особовому складу
4. Внутрішні
- фінансові
- службові
Витрати на роботу з документами складається з декількох моментів. Це час на складання документа і на його реєстрацію. Витрати часу на складання документів залежать від складності документа, від наявності вже подібних готових документів і від технічного забезпечення (наявність сучасного персонального комп'ютера, програмного забезпечення та принтера). Витрати на реєстрацію документа складаються з часу узгодження, реєстрації у секретаря, затвердження та доведення до виконавця. Багато керівників не звертають уваги на такі витрати, але у великих організаціях кількість обертаються документів може істотно зростати. Тому проведемо аналіз кількості документів обертаються в організації, визначимо їх основні потоки.
Секретарями організації ведеться реєстрація всіх документів у спеціальних журналах. Крім того, діє система контролю доручень в електронному вигляді. Проаналізуємо потік документів по роках для того, щоб переглянути динаміку зміни потоку документів, після впровадження в організації з 2012 рік локальної мережі, електронної системи контролю доручень. Аналіз додатково проведемо по 2013 році за місяцях, для визначення пікових навантажень і сезонності.
Нижче на малюнку представлена ??структура підпорядкованості Адміністративного відділу Ковилінского державного племінного заводу (рис. 3.2). На схемі видно поділ Адміністративного відділу на два сектори: сектор діловодства та організаційний сектор.
Розмежування функцій секторів Адміністративного відділу відбувається наступним чином.
Функції сектора діловодства:
1) Прийом та реєстрація внутрішньої, вхідної, вихідної кореспонденції.
2) Прийом на підпис проектів листів, наказів по основній діяльності.
) Підготовка наказів по відрядженнях співробітників на підставі підписаних ректором службових записок.
) Перевірка правильності складання всіх документів, переданих на підпис ректору.
) Реєстрація внутрішніх, вхідних і вихідних документів в автоматизованій системі діловодства.
) Доведення резолюцій ректора до виконавців.
) Реєстрація наказів з основної діяльності та по відрядженнях співробітників з оформлення відрядних посвідчень.
) Доведення до виконавців наказів по основній діяльності за реєстром.
) Формування справ і здача їх в архів.
) Контроль за правильністю ведення діловодства в підрозділах.
Рис. 3.10. Структура підпорядкованості Адміністративного відділу
Функції організаційного сектора:
1) Реєстрація переданих підрозділами рахунків та інших документів на оплату і передача їх в бухгалтерію.
2) Постановка документів із резолюціями на контроль та зняття з конт?? оля.
) Передача документів виконавцям і в сектор діловодства.
) Повідомлення співробітників про що проводяться спільно з ректором нарадах.
) Оперативна зв'язок зі сторонніми організаціями та окремими громадянами (телефон, факс тощо)
) Облік прийому громадян і співробітників з особистих і службових питань.
) Формування підписки підприємства і контроль надходження передплатних видань.
) Складання графіка роботи співробітників працюють на штатних посадах за сумісництвом.
) Виконання машинописних і копіювально-розмножувальних робіт.
) Ведення протоколу засідань ректоратів, офрмление виписок з протоколів.
) Щоденне складання спільно з ректором плану її роботи на день.
Фактично в приймальні працюють дві людини. Це дві секретаря, іноді навіть один. Вони удвох не в змозі виконувати всі ці функції і тому систему електронного контролю доручень не використовують за призначенням. У цю си...
