ьного директора.
Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми і процеси створення документів, порядок роботи з ними, здійснення контролю за їх виконанням. Інструкція повинна розроблятися відповідно до основними положеннями Державної системи документаційного забезпечення управління та Типовою інструкцією з діловодства у федеральних органах виконавчої влади РФ.
В структуру інструкції з діловодства повинні бути включені наступні розділи:
загальні положення;
правила підготовки та оформлення документів;
вимоги до реквізитів документів;
організація документообігу;
- порядок прийому, реєстрації, направлення та розгляду вхідної кореспонденції;
порядок підготовки та реєстрації вихідних і внутрішніх документів;
- організація контролю виконання документів;
пошукова система по документах;
складання номенклатури справ;
формування та оформлення справ;
експертиза цінності документів;
передача справ в архів.
Інструкція з діловодства повинна бути складена максимально конкретно і фіксувати всі основні моменти роботи з документами, вона дозволить регламентувати основні діловодні етапи, а також зробити роботу з документами в Компанії більш уніфікованої, виключить можливість їх втрати, забезпечить оформлення документів у відповідності з вимогами сучасного законодавства.
Другим обов'язковим нормативним документом з організації служби документаційного забезпечення управління є положення про цей структурний підрозділ. Начальнику Загального відділу ВАТ «АСПК» необхідно розробити положення про відділ.
При розробці положення про діловодної службі слід звертати увагу на рекомендації Державної системи документаційного забезпечення управління. У структуру положення про Загальні відділі повинні входити такі пункти:
. загальні положення. Тут перераховуються законодавчих актів та нормативно-методичні документи, керуватися якими повинна служба. Визначається ступінь самостійності підрозділу та підпорядкованості його керівника;
. завдання;
. структура. Перераховується весь склад служби (експедиція, група контролю, архів і т.д.);
. функції;
. обов'язки;
. права;
. відповідальність;
. взаємозв'язку з іншими підрозділами.
Положення про службу документаційного забезпечення управління має розроблятися безпосередньо начальником Спільного відділу, узгоджуватися з юристом і затверджуватися Генеральним директором Компанії.
У зв'язку з тим, що у ВАТ «АСПК» створена комісія з проведення експертизи цінності документів, необхідно розробити положення, яке б регламентувало її діяльність.
Мета проведення експертизи - звільнити структурні підрозділи Компанії від малоцінних документів, що містять повторювану або поглинену інформацію. Такі документи можуть бути виявлені в ході складання заголовків при систематизації сп...
