ної пошти" і обчислювальних систем створили передумови впровадження в організаційних системах так званої "безпаперової" технології, при якій частині інформаційних потоків і масивів (файлів) переносяться на паперовий носій лише у суворо регламентованих випадках, пов'язаних в основному з підготовкою та поданням підрозділами та організацією в цілому офіційних підсумкових звітів.
Сучасний етап автоматизованої обробки даних в організаційних системах характеризується переходом від централізованої обробки інформації до розподіленої (Децентралізованої) на основі широкого застосування персональних ЕОМ (ПЕОМ) і використання "інтелектуальних" засобів взаємодії з інформаційними ресурсами системи. Введення і обробка інформації на робочому місці співробітника (керівника та спеціаліста) з використанням ПЕОМ дозволяє підвищити якість, точність, своєчасність і актуальність підготовлюваних документів і збільшити швидкість їх підготовки.
Основними елементами сучасного "електронного" установи є автоматизовані робочі місця (АРМи) користувачів, системи редагування текстів, бази даних і засоби управління ними (СУБД), інформаційно-обчислювальні мережі, електронна пошта, система проведення телесовещанія, а також кошти друку і копіювання документів.
Центральною ланкою є АРМи різних класів, на базі яких формуються локальні обчислювальні мережі (ЛОМ) підрозділів і розподілена обчислювальна мережа установи. Укрупненная конфігурація технічних засобів АРМа наведена на рис. 5, а схема взаємодії АРМів-на рис. 6. p> Продуктивність праці при використанні АРМів на рутинних операціях, застосовуваних при підготовці і передачі документів (написання, редагування, формування, пересилання), збільшується в кілька разів за рахунок застосування спеціального програмного забезпечення (редакторів текстів, пакетів програм ведення документів та картотек, "робочого столу", електронних таблиць і т. д.).
Спільними функціями користувачів - співробітників - реалізованими на АРМе відповідного типу є:
- підготовка документів, що містять текстові, табличні та графічні фрагменти на основі аналізу доступної інформації;
- збереження і пошук інформації;
- прийом/передача документів (йди їх фрагментів) всередині установи та за її межі;
- забезпечення режиму використання і надійного зберігання
документів.
Кожен користувач системи - це службовець з набором своїх посадових функцій "в проекції "на певну предметну область (економіка, металургія, маркетинг, збут і т. д.). Всякий раз, реалізуючи посадову обов'язок, користувач "Грає" певну роль - начальника сектора, експерта з цінами світового ринку, голови профбюро підрозділу, спеціаліста з питань реконструкції промислових підприємств і т. д.
В В В В В В В В В В В В В В
до локальної мережі
В
рис. 5
В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В В
... <В В
