ціях.
Склад формованих програмним засобом електронних документів, а також сукупність і зміст їх реквізитів засновані на вимогах чинних законодавчих актів і рекомендованих додатково технічних нормативних правових актів.
Ефект від впровадження програмних комплексів пакета КАНЦЛЕР досягається за рахунок:
- автоматизації документообігу підприємства і, як наслідок, оперативності прийняття бізнес-рішень;
- забезпечення безпосереднього доступу до бази даних документів всім зацікавленим службам та керівникам структурних підрозділів;
- скорочення часу створення вихідних документів;
- забезпечення можливості пошуку документів за ключовими реквізитами;
- забезпечення селективності наданої інформації за рівнями управління, тобто кожному користувачеві повинен забезпечуватися доступ тільки до певної для нього області даних в базі;
- адаптивності компонентів пакета до мінливих виробничим і зовнішніх умов.
Комплекс програм «Базова система» пакету КАНЦЛЕР є ядром системи і використовується при побудові загального корпоративного документообігу.
Додаток «Діловодство» являє собою комплекс баз даних і включає в себе наступні бази даних:
- Вхідні документи;
- Вихідні документи;
- Внутрішні документи.
Об'єктами зберігання і обробки первинних документів є електронні документи. Електронний документ містить реєстраційну (облікову) картку документа і додаткові реквізити, призначені для ведення електронного документообігу. В електронний документ, за бажанням користувача, може включатися образ вихідного паперового документа в текстовому або графічному поданні.
Для кожної категорії документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) створюється облікова картка.
При створенні електронного документа здійснюється попередня настройка електронного документа (значення, задаються за умовчанням, права доступу, постановка на контроль, маршрут руху тощо). Для цього використовується профіль документа.
Електронні документи зберігаються в базі даних і відображаються за допомогою екранних форм.
Усі вхідні документи переносяться в базу даних з використанням сканера та системи розпізнавання символів або введенням тексту з клавіатури.
Потім документи реєструються і надходять на розгляд одному з керівників організації або безпосередньо адресату. Керівник розглядає документ, накладає резолюцію, визначає виконавця (виконавців) і терміни виконання і при необхідності призначає відповідального за контроль. Далі документ надходить кожному з виконавців, які, виходячи зі своєї компетенції, можуть призначати додаткових виконавців. Після виконання документа, виконавець проставляє відмітку про виконання і направлення документа в справу.
Вихідні та внутрішні документи можуть бути підготовлені співробітником організації і автоматично спрямовані визначеним у документі посадовим особам на узгодження. Узгоджувальні можуть узгодити документ або, в обгрунтованих випадках, відхилити. Відхилений документ повертається автору на доопрацювання, а узгоджений усіма согласующими направляється керівн...
