икові на підпис. Керівник може повернути документ автору на доопрацювання, додатково направити на погодження або підписати його. Після підписання документ направляється до канцелярії, де реєструється і відправляється адресату.
Внутрішні документи проходять цикл виконання аналогічно входять.
У прикладній програмі передбачено автоматичне оповіщення виконавців і узгоджувальних про наближення і закінчення строків виконання або узгодження.
Додаток надає інформацію про стан документів, що знаходяться на виконанні і забезпечує формування зведень про стан виконавської дисципліни.
Прикладної програмою передбачена автоматизація роботи на наступних видах робочих місць:
канцелярія (включаючи машбюро), може виконувати наступні операції:
- введення вхідних документів в базу даних та їх реєстрацію;
- направлення документів на розгляд;
- реєстрацію вихідних і внутрішніх документів;
- відправку вихідних документів адресату;
- контрольна служба, може виконувати наступні операції:
- попередній розгляд документів, внесення проектів резолюцій і направлення на розгляд;
- постановку документів на контроль;
- оперативний контроль виконання документів;
- зняття документів з контролю;
- підготовку звітів по виконавській дисципліні і обсягами документообігу;
керівники всіх рівнів, можуть виконувати такі операції:
- розгляд документів (внесення резолюцій) і направлення їх на виконання;
- узгодження, підписання та затвердження документів;
- виконання документів (відмітка про виконання);
- секретарі керівників (якщо керівники працюють з паперовими документами), можуть виконувати такі операції:
- внесення резолюцій в документи і напрям на виконання;
- внесення відміток про погодження, підписання або затвердження документів;
виконавці (всі співробітники, що беруть участь в процесі роботи з документами, що мають встановлені робочі місця Lotus Notes), можуть виконувати такі операції:
- виконання доручень документів;
- узгодження проектів документів;
- підготовку проектів документів і направлення на узгодження;
відповідальні за діловодство в підрозділах, можуть виконувати такі операції:
- внесення резолюцій керівників підрозділів у документи і напрям на виконання;
- внесення відміток про погодження, підписання або затвердження документів;
- внесення відміток про виконання документів;
- оперативний контроль виконання документів по підрозділу;
відділ автоматизації (системний програміст), повинен виконувати наступні операції:
- настройку прикладної програми;
- забезпечення збереження та резервного копіювання бази даних;
- забезпечення працездатності сервера Domino і робочих станц...
