я в комплексі з іншими заходами щодо вдосконалення роботи з документами. p align="justify"> Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (по структурних підрозділах або групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, у тому числі розмножений і машинописний. p align="justify"> У службах оперативного розмноження і машинописних бюро проводиться облік створюваних копій документів. Підрахунок кількості машиночитаних документів здійснюється по облікових картках і журналам обліку роботи обчислювального центру. Результати обліку документів узагальнюються службою документаційного забезпечення і представляються керівництву організації для вироблення заходів щодо вдосконалення роботи з документами. p align="justify"> Згідно ГОСТ Р 6.30-97 обліку підлягають також поліграфічно сповнені бланки документів з відтворенням Державного герба РФ і гербів суб'єктів РФ. На гербових бланках друкарським способом або нумератором проставляють порядкові номери. Облік бланків ведеться окремо за всіма видами (у картці або журналі). При обліку бланків необхідні наступні реквізити:
при вступі - найменування виду гербового бланка; дата надходження; номер супровідного документа; найменування організації - постачальника гербових бланків;
при видачі - найменування виду гербового бланка; кількість примірників; серія та номери гербових бланків; найменування структурного підрозділу, організації, прізвище та ініціали посадової особи - одержувача гербових бланків; розписка в отриманні; примітки ( відмітка про знищення і т.д.).
Контроль за виготовленням і використанням гербових бланків покладається на службу документаційного забезпечення управління. Реєстраційно-облікові форми включають в номенклатуру справ організації. p align="justify"> Допускається тиражування документів на бланках для розсилки за умови запевнення кожної копії печаткою організації.
Інформаційно-пошукова систему (ІПС) для роботи з документами організації. В організаціях створюються ІПС ручного типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію й індексування документів, створення на їх основі інформаційно-пошукових масивів (картотек, масивів на паперових носіях) і оперативне збереження документів. p align="justify"> Для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів організацій галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (при наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора аспектів діяльності організації, класифікатора питань , що містяться в пропозиціях, заявах і скаргах громадян, і ін
Правила реєстрації й індексування документів. Реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах. p align="justify"> Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікаторі. Складові індексу відокремлюються друг від друга косою рискою. p align="justify"> Реєстрації підлягають всі документи, що вимагає обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як створювані і використовувані усередині організацій, так і направляються в інші організації і які поступають з вищестоящих, підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки (машинозчитувані, машинограми). p align="justify"> Документи реєструються в організації один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється. p align="justify"> Реєстрація документів провадиться в межах груп залежно від назви виду документа, його автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються накази керівника по основній діяльності, накази керівника пo кадрам, накази керівника вищестоящої організацій з основної діяльності, рішення колегії вищестоящої організації, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звіти підприємств, акти впровадження результатів наукових розробок, плани роботи підвідомчих організацій, заявки на матеріально-технічне, постачання ...
