юються і знімаються на засіданнях. У ході обговорення в них можна вносити поправки і доповнення. Доопрацьовані проекти виносяться на затвердження на наступне засідання. p align="justify"> Повністю підготовлені проекти документів подаються на підпис. Накази і розпорядження підписуються керівником або його заступником. Постанови і рішення повинні мати два підписи: голови та секретаря (керуючого справами) колегіального органу. Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Розпорядчі документи набирають чинності з моменту їх підписання або доведення до відома виконавця. У ряді випадків строк набрання чинності і термін дії акта управління вказуються в самому документі. br/>
.7 Організація роботи з документами
.7.1 Реєстрація та облік документів
Рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання рішень по них, відправлення або здачі в справу утворює документообіг організацій. Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, що розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри і всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки. p align="justify"> Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.
Порядок обробки документів, що надходять. Документи, що надходять в організацію, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям. p align="justify"> На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.
Документи з грифом В«особистоВ» або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються по призначенню.
Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальних виконавців. Попередній розгляд здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи або посадовим особам. p align="justify"> Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи по розгляду листів громадян.
Документи, адресовані керівництву організації або не мають указівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі документаційного забезпечення.
На розгляд керівництва передаються документи, отримані з урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребуючі вирішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям. p align="justify"> Обробка і передача документів виконавцям повинні здійснюватися в день надходження документів у службу документаційного забезпечення або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час.
Документи, рішення по яким виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначаються особою, що організує виконання. p align="justify"> При необхідності невідкладного рішення по надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.
Порядок обробки документів, що відправляються. Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою, засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку. Обробка і відправлення документів здійснюються централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до Поштових правил. p align="justify"> Передача документів усередині організації. Передача документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною оцінкою в реєстраційній формі. p align="justify"> Передача документів на ОЦ для обробки, а також одержання документів (машинограм) з ОЦ здійснюються через секретаря структурного підрозділу або особу, відповідальну за документаційне забезпечення.
Облік кількості документів. Облік повинен проводитис...
