і т.д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної групи. p align="justify"> Реєстрація вступників та створюваних документів проводиться в основному децентралізовано: у місцях створення і виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється в плановому відділі, документи по постачанню - у відділі постачання, протоколи і рішення колегії - у секретаріаті, розпорядницькі документи по основній діяльності, підписані керівником організації, документи, що надходять з вищестоящих організацій або їх їм, - у службі документаційного забезпечення і т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління й у табелі документів організації. p align="justify"> Документи реєструються на картках. Щоб досягти інформаційної сумісності реєстраційних даних і створити умови для переходу до автоматизованої реєстрації, визначений обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата та індекс надходження документа), заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, відмітка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді, номер справи). Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений наступними: виконавці, підпис виконавця, що засвідчує одержання документа, хід виконання, позначка про додатки та ін Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах і використання зворотного боку регістраційно-контрольних карток визначається самою організацією.
Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом довідкових і контрольних карток у структурних підрозділах, де документ буде виконуватись і контролюватися.
Реєстрація документів-відповідей здійснюється на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного реєстрованого масиву. p align="justify"> Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на регістраційно-контрольних картках установленої форми.
Для реєстрації документів можуть використовуватися копіювально-розмножувальні апарати та обчислювальна техніка.
В автоматизованій ІПС реєстрація документів здійснюється з використанням машиноорієнтованої реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів реєстрації або шляхом прямого введення їх з документа.
Довідкові картотеки формуються з регістраційно-контрольних карток у залежності від завдань конкретних ІПС відповідно до використовуваних класифікаторів. Складаються такі картотеки: довідкові; контрольно-довідкові; з географії документів, що надходять; за пропозиціями, заявами і скаргами громадян; тематичні (накази, рішення) і ін Інформаційно-пошукові масиви автоматизованих ІПС формуються на основі інформації про документи, зафіксованої на машинних носіях.
3.7.2 Організація контролю за виконанням документів
Контролю підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення і відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядницьких документів здійснюється з доручення керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами, канцелярії, загального відділу і т.п., чи спеціально призначеною особою. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально-технічному постачанню і т.д.) ведеться з доручення керівників у відповідних структурних підрозділах. p align="justify"> Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з інших організацій, - з дати їх надходження. Терміни виконання документів встановлені в Типової інструкції з діловодства у міністерствах і відомствах Російської Федерації, затвердженої за розпорядженням Уряду РФ від 24.06.92 № 1118-р головою Комітету у справах архівів. Індивідуальні терміни встановлюються керівниками. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника. p align="justify"> Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни - прийняттям нового акту, індивідуальні - розпорядженням керівника, що їх установив.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються на...
