нізації та її попередників.
У залежності від складу документації, що підлягає зберіганню в архіві, можуть створюватися:
архів управлінської документації;
науково-технічний архів;
аудіовізуальний архів;
архів документації на електронних носіях.
Архіви, склад документів яких обумовлений способом запису інформації і носієм, можуть створюватися як самостійні одиниці або як структурні підрозділи у складі архіву організації.
Основні завдання архіву
Основними завданнями архіву організації є:
комплектування архіву документами, склад яких передбачено положенням про архів;
облік і забезпечення схоронності документів;
створення науково-довідкового апарату до документів архіву;
використання зберігаються в архіві документів;
підготовка та передача документів, що відносяться до Архівного фонду Російської Федерації, на постійне зберігання у відповідності з термінами та вимогами, встановленими Федеральної архівної служби Росії та органами управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації.
Для організацій, що здійснюють тимчасове депозитарне зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації, основні завдання архіву визначаються відповідно до угодами і договорами, укладеними ними з установами Федеральної архівної служби Росії.
З метою виконання основних завдань архів здійснює такі функції:
веде списки організацій та (або) структурних підрозділів організацій - джерел комплектування архіву;
приймає впорядковані документи структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву;
враховує і забезпечує збереження прийнятих в архів документів;
створює і підтримує в актуальному стані науково-довідковий апарат до документів архіву;
організовує інформаційне обслуговування керівників і структурних підрозділів організації, здійснює використання документів за запитами організацій і приватних осіб, у тому числі соціально-правовим запитам громадян, веде облік і аналіз використання;
проводить експертизу цінності та здійснює комплекс
організаційних і методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання;
здійснює перевірку правильності формування та оформлення справ у структурних підрозділах організацій та інших організаціях - джерелах комплектування;
організовує роботу по складанню номенклатури справ організації;
надає методичну та практичну допомогу структурним підрозділам у роботі з документами;
бере участь у розробці нормативних та методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління;
бере участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників архіву і служби документаційного забезпечення управління, у тому числі в організаціях - джерелах комплектування архіву.
Архіви організацій здійснюють прийом електронних документів (ЕД), забезпечують їх збереження, облік, відбір і використання, а також підготовку і передачу на державне зберігання. На зберігання передаються ЕД у складі фондів організацій - джерел комплектування архівів. Всі операції, здійснювані СЕД при передачі на архівне зберігання і в процесі зберігання (перезапис, конвертація в нові формати, стиснення та ін.), Повинні бути задокументовані для забезпечення автентичності ЕД.
Права архіву
Для виконання основних завдань і функцій архів організації має право: вимагати від структурних підрозділів своєчасної передачі в архів документів в упорядкованому стані; контролювати правила роботи з документами в структурних підрозділах і організаціях - джерелах комплектування архіву; запитувати від структурних підрозділів та організацій - джерел комплектування - необхідні для роботи архіву відомості; брати участь у заходах, що проводяться Федеральної архівної служби Росії, органами управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації, федеральними архівами Російської Федерації, з питань архівної справи та документаційного забезпечення управління.
Відповідальність архіву
Архів спільно з керівником організації несе відповідальність за:
недотримання умов забезпечення схоронності документів;
втрату і несанкціоноване знищення документів;
необгрунтовані відмови у прийомі на зберігання документів по...
