ТОМСЬКИЙ ЕКОНОМІКО-ПРОМИСЛОВИЙ КОЛЕДЖ
Кафедра економіки і права
В
ОБЛІКОВІ ДОКУМЕНТИ І НАУКОВО-довідковий апарат АРХІВУ орагнізації
В
Курсова робота
по дисципліни В«АрхівознавствоВ»
Виконала:
Студентка III курсу, гр. 646
Н.Ю. Нікітенко
Керівник:
Викладач ТЕПКО
Н.В. Жульєва
Томськ - 2006
Зміст
Глава 1 Облікові документи архіву ................................................... 4
1.1 Облік і забезпечення збереження документів Архівного Фонду Російської Федерації .................................................................... 5
1.2 Організація обліку документів Архівного Фонду Російської
1.3 Складання облікових документів в архіві ..................................... 7
Глава 2 Науково-довідковий апарат до документів архіву ..................... 10
2.1 Система науково-довідкового апарату до архівних документів ........ 11
Глава 3 Класифікація архівної документації .................................. 12
3.1 Розподіл справ у відповідності зі схемою класифікації ............ 15
3.2 Вплив класифікації документів і справ у межах архівного фонду на складання архівної опису ....................................................... 15
3.3 Складання власне архівної опису справ ................................ 16
3.4 Складання довідкового апарату до опису .................................. 17
Глава 4 Архівні путівники ....................................................... 19
4.1 Характеристика фондів у путівнику ........................................ 19
4.2 Довідковий апарат до путівника ........................................... 21
Глава 5 Огляди документів та інші архівні довідники .................. 23
5.1 Характеристика документів у огляді ........................................... 23
5.2 Довідковий апарат до огляду ..................................................... 24
Список літератури ........................................................................ 26
Введення
Всі зберігаються в архіві документи (у тому числі непрофільні та не включені до опису) підлягають обліку.
Облік документів необхідний для:
1. забезпечення збереження і ведення контролю за їх наявністю;
2. для створення систем оперативного пошуку документів, у тому числі і з застосуванням персональних комп'ютерів;
3. для найбільш ефективного використання документів. p> При наявності в архіві організації одного сховища повинен здійснюватися централізований облік документів. При існуванні двох і більше сховищ - за кожним сховищу. p> Облік документів в архіві організацій базується на чітко відпрацьованою і виправдала себе системі, на принципах централізації і наступності. Це означає, що в діловодстві в архіві організацій, а потім у державних архівах застосовуються єдині форми одиниць обліку (справа) і єдині форми обліку (опис і ін)
В архіві організації облік ведуть відповідно до В«Правил роботи відомчих архівів В», М., 1986. Перш за все, враховують фонди (фонд) і одиниці зберігання (Справи). Облікові документи архіву зберігають у спеціально виділеному приміщенні (або безпосередньо в сховище) у сейфі або металевій шафі.
В«Основними правилами В»передбачена група облікових документів. Основні облікові документи, обов'язкові для архіву організації:
1. книга обліку надходження та вибуття документів;
2. список фондів;
3. листи фондів;
4. описи справ.
Основними видами науково-довідкового апарату (НСА) до документів архіву організації є довідники по складу і змісту документів.
Довідники з складу і змісту документів архіву організації включають:
1. описи справ;
2. номенклатури справ;
3. картотеки;
4. історичні довідки.
Науково-довідковий апарат взаємопов'язаний з обліковими документами архіву і призначений також для більш оперативного пошуку та ефективного використання документів. Описи справ - це основна група довідників, на якій базується розробка інших (Крім реєстраційно-контрольних картотек, складених на стадії діловодства).
Всі види науково-довідкового апарату пов'язані між собою пошуковими даними документів. Ці дані закріплені описами справ. До них відносяться номери фонду, опису, справи, аркушів справи. p align=center> Глава 1 Облікові документи архіву
До групи облікових документів відноситься також лист-засвідчувач справи і внутрішня опис. <...
