gn="justify"> · Експертизу цінності документів;
· Оформлення справ;
· Оформлення обкладинки справ;
· Складання описів;
· Здача справ в архів організації.
При прийомі управлінської документації на зберігання працівник архіву організації, у присутності особи, яка здійснює передачу документів, перевіряє:
) відповідність підсумкового запису в опису справ фактичній наявності справ, переданих по даній опису;
) наявність справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання за номенклатурою справ;
) нумерацію аркушів справ з даними по опису справ;
) наявність і правильність заповнення внутрішнього опису документів справи;
) наявність листа-завірителя справи;
) відповідність реквізитів обкладинки з відповідними записами в опису справ;
) фізичний стан переданих справ.
Аудіовізуальна документація надходить до архіву організації у вигляді: 1) закінчених провадженням аудіовізуальних документів, утворених у діяльності даної організації або її правонаступників; 2) оригіналів та копій аудіовізуальних документів на різних носіях інформації, виготовлені в даній організації або надійшли з іншої організації.
При прийомі аудіовізуальної документації на зберігання працівник архіву організації, у присутності особи, яка здійснює передачу документів, перевіряє:
) комплектність документів;
) фізичну схоронність документів;
) комплектність складу додається текстової супровідної документації.
До складу текстової супровідної документації входять:
) для кінодокументів - анотації, монтажні листи, дозвільні посвідчення до закінчених творам, акти технічного стану, записи світлових та кольорових паспортів;
) для фотодокументів - анотації;
) фоно-документів і відеодокументів - акти технічного стану, тексти виступів, каталоги грамплатівок, списки виступаючих, програми вечорів, концертів, рецензії, статті та інші документи, що мають безпосереднє значення до прийнятою фотодокументам і Відеодокументи
Поняття архіву організації
Документи Архівного фонду Російської Федерації, віднесені до державної власності, до передачі на постійне зберігання, тимчасово, в межах строків, встановлених Федеральної архівної службою Росії, зберігаються в організації 1.
Відповідно до Положення про Архівний фонд Російської Федерації (1994) для архівних документів ряду федеральних органів влади та інших організацій на підставі угод, що укладаються зазначеними органами з Федеральною архівною службою, встановлюються спеціальні терміни і порядок тимчасового та депозитарного зберігання документів. У даному випадку створюються центральні архіви організацій або галузеві фонди на правах юридичної особи, в своїй діяльності вони керуються Основними правилами роботи державних архівів.
З метою своєчасного прийому архівних документів від структурних підрозділів або інших джерел комплектування, забезпечення їх обліку, схоронності, упорядкування та використання згідно з цими Правилами та підготовки до передачі документів на постійне зберігання до організації створюється архів.
У залежності від обсягу документів архів створюється як самостійний структурний підрозділ організації або підрозділ у складі служби документаційного забезпечення управління (діловодства), що здійснює прийом і зберігання архівних документів з метою використання.
Організація забезпечує архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами.
Посадові особи організації несуть відповідальність за порушення норм, встановлених цими правилами.
1.1 Види архівів
Залежно від компетенції (функцій) організації можуть створюватися наступні види архівів:
центральний архів федерального органу влади або органу влади суб'єкта Російської Федерації, який зберігає документи апарату органу влади, документи організацій безпосереднього підпорядкування та інших організацій, включених до списку джерел комплектування архіву, затверджений керівником органу влади; центральний галузевий архів, зберігає документи всіх організацій, віднесених до певної галузі, всіх рівнів підпорядкованості та незалежно від їх територіального розташування; об'єднаний архів, який зберігає документи декількох організацій галузі, пов'язаних системою співпідпорядкованості або однотипних за профілем діяльності; архів організації, що зберігає документи лише даної орга...
