стійного зберігання та з особового складу підвідомчих організацій, при ліквідації організації або зміну форми власності;
порушення правил використання документів та доступу користувачів до документів, встановлених законодавством.
архів експертиза документ опис
Глава 2. Експертиза цінності документів
Експертиза цінності документа - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання,
Експертиза цінності документів в організації проводиться:
в діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів;
в архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання.
Експертиза цінності документів проводиться на основі:
чинного законодавства та правових актів Російської Федерації з архівної справи та документаційного забезпечення управління;
типових та відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, типових і зразкових номенклатур справ;
нормативно-методичних документів Федеральної архівного агентства (Росархіву) та органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи.
Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДОП) спільно з Центральною експертною комісією (ЦЕК) або експертною комісією (ЕК) організації під методичним керівництвом архіву організації.
При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється:
відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів організації;
відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах;
виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.
При це?? одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.
Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. При цьому не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ. Справи з відміткою ЕПК піддаються полистовому перегляду з метою визначення та виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню. Справи з відміткою ЕПК, містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються в самостійні справи.
Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації. Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів. Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:
перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;
запис електронних документів на машинні носії;
перевірка якості запису;
опис електронних документів;
проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівним описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;
підготовка комплекту супровідної документації. Супровідна документація електронних документів повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відбивається наступна інформація:
назва документа,
дата його створення,
характеристика змісту (анотація),
електронний формат,
фізична і логічна структура (для баз даних, сайтів і т.п.),
обсяг документа (для баз даних також - кількість записів).
За результатами експертизи цінності документів в організації складаються співробітниками архіву організації зведені описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню.
Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні центральної експертної комісії (експертної комісії) організації одноч...
