інформація, яка не включена в сам документ, но нерозрівно з ним пов'язана. Як приклада метаданих, что Використовують для каталогізації информации можна привести дати занесення в Сховище архіву, ідентіфікаційні Позначки Користувачів, Які проводять роботи з документами, Зовнішні опису (реферати) про документи. Метадані являються собою статичність структуру, яка є основою для побудова дінамічніх структур между інформаційнімі Одиниця. Сучасні архівні системи влаштовані таким чином, щоб автоматично заповнюваті метадані або ж запитувати необхідні у користувача.
Каталогізація забезпечується НЕ только логічною структурою размещения документів, но и їх фізічнімі Сховище. Сховище має Забезпечувати ПОВНЕ Збереження информации, міграцію носіїв и контроль цілісності даних. Приклад помилки зберігання - це размещения частин електронного документа на різніх фізичних носіях (что НЕ Забезпечує цілісність его структури) и подібно до размещения листів однієї справи в різніх пріміщеннях.
Важлива властівість архіву даних - це інтеграція з іншімі більш вісокорівневімі системами. Простіше Кажучи, КОЖЕН одінічній архів, по суті, представляет собою одиницю каталогізації для більш масштабної СИСТЕМИ І такоже володіє своими фізічнімі Сховище и метаданих.
1.3 Тіпо-видова структура довідкового апарату Архівів
Довідковій апарат Архівів має чітку типо-видову структуру, розвиток якої відбувався від інвентарніх опісів до Електрон довідніків. Формування Структури довідкового апарату конкретного архіву передусім детермінувалося складом и змістом его ФОНДІВ, інтенсівністю использование документної информации, матеріально-технічних можливіть архіву.
Під типо-видової структури довідкового апарату розуміють організованій комплекс архівних довідніків, відповідно до віконуваніх ними функцій (горизонтальний рівень), та ієрархії комплексів документів (вертикальний рівень). Тип архівного довідника візначається его цільовім призначеня. Існують Такі тіпі архівних довідніків: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний описание, архівний каталог, путівник по фондах архіву (Архівів), покажчик, огляд документів, анотованій реєстр опісів.
На качан XXI ст. кількісні характеристики довідкового апарату державних Архівів України були такими:
центральна фондової каталог (представлено 180123 ФОНДІВ);
описи (575652 одиниці);
каталоги державних Архівів (представлено 11664533 тематичних карток; 338823 на кінодокументі; 1040064 на фотодокументи; 117978 на фонодокументів; +2719 на ві-деодокументі; тематично опрацьовано 18442 фонди, 6342415 од. зб.);
Оглядова архівних ФОНДІВ (Всього 1156, в т.ч. 323 тематичних, 833 фондових).
Горизонтальний рівень Включає облікові документи та інформаційно-пошукові архівні довідники. Всі облікові документи та архівні довідники створюють у комплексі необхідні умови для доступу до архівних документів: забезпечують облік і контроль за збереженням архівних документів, а такоже Надаються інформацію про їх наявність, Зміст та Місцезнаходження.
Вертикальний рівень Структури забезпечують архівні довідники, что відтворюють інформацію на всех рівнях НАФ: про склад и Зміст архівних ФОНДІВ країни в цілому, окремим регіону, державного архіву, групи ФОНДІВ, одного архівного фонду, части фонду, групи довід, справи, групи одиниць обліку (одиниць зберігання), групи документів, окремим документа.
Інформаційно-пошукова функцію віконують Такі тіпі архівних довідніків: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний описание, анотованій реєстр опісів, путівник, система каталогів архіву, огляд, покажчик. Такі довідники як фондовий каталог та описание віконують як облікову, так и інформаційно-пошукових функцію.
ОКРЕМІ тіпі довідніків подаються інформацію на декількох рівнях: путівник - на Рівні архів-фонд, анотованій реєстр опісів - на Рівні фонд -частині фонду, огляд фонду - на Рівні фонд -справа, каталог - на Рівні
справа-документ.
залежних від представлених у довідніках документних комплексів усі архівні довідники поділяють на:
міжархівні, Які забезпечують облік і поиск информации у цілому по стране, а такоже по регіону, групі Архівів, - ЦФК, Путівники по архівах, тематичні Путівники, тематичні Оглядова;
міжфондові, Які забезпечують поиск документів по конкретному архіву, - список ФОНДІВ архіву, путівник по фондах архіву, каталоги, тематичні Оглядова, покажчик ФОНДІВ архіву, анотованій реєстр опісів ФОНДІВ;
внутріфондові, Які забезпечують облік і поиск документів по конкретному архівному фонду - аркуш фо...
