o БД об'єктів, що знаходяться в експозиції
o БД об'єктів, що знаходяться на реставрації
o БД об'єктів, що знаходяться на експертизі
o БД об'єктів, що знаходяться на виставці
· Автоматична трансляція інформації на сайт музею про експонати, що знаходяться в експозиції або підготовлювані до виставки;
· Систематизація внутрішньої документації (виключення дублювання, однозначність у використанні класифікаторів);
· Уніфікація внутрішніх документів організації;
· Автоматизація обробки і виведення документів;
· Розмежування прав доступу до документів різних груп користувачів (обмежений перегляд, право на зміну документів, заборона доступу);
· Автоматизація аналізу потоків відвідувачів, прогнозування числа клієнтів на майбутні період, складання графіків робіт (у формі рекомендацій).
План здійсненності
Особливості АІС в музеї
Автоматизована інформаційна система (АІС) в сучасному музеї - це складний людино-машинний комплекс. АІС, що розробляється для музею, повинна охоплювати як адміністративно-господарську, так і основну діяльність, пов'язану з колекціями. Якщо розглядати АІС з позицій системного підходу, то можна уявити її у вигляді ієрархічної структури і виділити окремі елементи (функціональні підсистеми, завдання, автоматизовані робочі місця та ін.).
Цілі і завдання впровадження
Сьогодні музейні фахівці широко використовують комп'ютерні технології у своїй практичній роботі, але далеко не завжди комп'ютери приносять очікуваний ефект. Вітчизняний і зарубіжний досвід свідчать, що максимальна користь буває тільки в тому випадку, якщо творці АІС чітко усвідомлюють сутність проблем, що стоять перед музеєм, якщо сформульовані мета, функції і завдання, які повинні бути вирішені за допомогою комп'ютерних технологій, якщо визначено вимоги до вдосконалення технології збору, зберігання, передачі та подання інформації.
Основна мета створення АІС в музеї полягає в тому, щоб удосконалити інформаційну діяльність музею, уникнути багаторазового введення інформації, полегшити і спростити працю музейного фахівця, звільнивши його від виконання трудомістких рутинних операцій, і зробити це на основі застосування сучасних інформаційних технологій.
Цільова аудиторія
Розробляється система передбачає автоматизацію для різних відділів музею:
· Дирекції, що включає засновника, директора/управляючого, секретаря
· Операційного відділу
· Бухгалтерії
· Відділу технічної підтримки
· Відділу безпеки
· Відділу експлуатації приміщень
Спрощена організаційна структура музею представлена ??на рис.1.
При розгляді функціонального наповнення розробляється інформаційної системи розробникам необхідно, насамперед, враховувати особливості предметної області і специфіку роботи кожного відділу. Так, для дирекції необхідно включити в ІС функцію прогнозування діяльності музею на майбутні періоди, бухгалтерії необхідно мати потужну аналітичну систему, відділ технічної підтримки повинен мати можливість вносити зміни в гнучкий інтерфейс, для максимальної зручності впровадження системи в експлуатацію.
Для кожного відділу необхідно також розмежувати доступ до тих чи інших документів. При цьому одним категоріям користувачів надати можливість вносити зміни в документи, іншим - організувати доступ тільки на читання, третім - заборонити доступ до документів. Це буде залежати від типу і призначення документа, а також від посади, займаної співробітником.
Продукт
Розглядаючи аналогічні програмні продукти можна виділити в їх структурі такі обов'язкові складові як база даних і функціональні блоки (підсистеми).
База даних
Для того щоб удосконалити інформаційну діяльність музею, уникнути багаторазового введення інформації, полегшити і спростити працю музейного фахівця, звільнивши його від виконання трудомістких рутинних операцій, необхідно створити і безперервно поповнювати і коригувати інформаційний ресурс - базу даних про музейних колекціях (БД). Ця БД повинна містити електронні картотеки предметів основного і допоміжного фондів, осіб, пов'язаних з колекцією (авторів, виготовлювачів, зберігачів та ін.), виставок, літератури, топографічну картоте...
