ку, термінологічні та тематичні словники-тезауруси.
За допомогою АІС повинні бути автоматизовані функції, пов'язані з основною діяльністю, в тому числі:
· Створення бази даних по музейним колекціям, що включає текст і зображення;
· Ведення наскрізного обліку прийому, видачі та руху музейних предметів, оформлення всієї обліково-депозитарних, реставраційної, виставкової документації;
· Ведення книг - надходження, тимчасового зберігання, інвентарних;
· Забезпечення пошуку і вибірки даних;
· Підготовка інвентарних карток, наукових паспортів, списків, каталогів та інших документів, у тому числі - для представлення даних в Інтернет.
Рис. 1. Спрощена організаційна структура музею Галерея витончених мистецтв
Функціональні блоки (підсистеми)
Зазвичай завдання, які вирішуються в АІС, об'єднуються у функціональні блоки (підсистеми), серед них можна виділити:
· Облік музейних колекцій;
· Науково-фондова робота;
· Реставраційна діяльність;
· Видавнича діяльність;
· Виставкова і експозиційна діяльність.
Підсистема Облік музейних колекцій використовується у відділі обліку для оформлення необхідних облікових документів, отримання оперативних облікових даних довідок та статистичної звітності. В рамках цієї підсистеми вирішуються, зокрема, завдання:
· облік прийому на постійне зберігання;
· облік тимчасової видачі та зворотного прийому;
· облік тимчасового зберігання;
· облік внутрімузейной передачі;
· оформлення документації при організації виставок;
· проведення звірки фондів.
При вирішенні перерахованих завдань за допомогою комп'ютера для введення нових і коригування раніше введених даних використовуються екранні форми- бланки . АІС дозволяє проводити пошук облікових даних за запитом і виводити дані на екран або роздруковувати на папері в потрібній формі (акти, гарантійні листи, договори, списки предметів, документи по формі Книги надходжень і Інвентарній книги, довідки, статистичні звіти та ін.), Причому форма вихідної документа визна?? яется прийнятими в музеї нормами. В системі ведуться електронні облікові картотеки, архів, що відображає історію руху музейних предметів.
Підсистема Науково-фондова робота використовується в наукових і фондових відділах для вивчення, опису, систематизації та представлення даних про музейні предметах, підготовки друкованих чи електронних видань, а також різних облікових документів. Підсистема забезпечує:
· ведення картотек різного виду (картотек музейних предметів, авторів, виставок, літератури, ведення топографічних описів);
· оформлення актів внутрімузейной передачі, актів реставраційних оглядів, актів звірки у фондах;
· пошук і отримання за різноманітними запитами як текстової, так і графічної інформації в заданій користувачем формі, аналіз отриманих даних;
· підготовку матеріалів для каталогів та інших публікацій;
· ведення архіву музею.
Підсистема Реставраційна діяльність забезпечує ведення реставраційних паспортів та іншої реставраційної документації, аналіз стану музейних предметів.
Підсистема Видавнича діяльність дає можливість готувати інформаційні матеріали для відвідувачів, для поліграфічних видань, електронних видань, публікацій в Інтернет.
Підсистема Виставкова і експозиційна діяльність дозволяє готувати та вести документацію про виставки та експозиціях, здійснювати комп'ютерне моделювання експозицій та виставок. Особливе місце в музеї займає впровадження інформаційно-довідкових і демонстраційних комп'ютерних систем для відвідувачів, що забезпечують доступ до інформації про творах, які зберігаються у фондах музею.
Загальні вимоги до розроблюваної АІС в музеї
АІС в музеї повинна відповідати ряду специфічних вимог, основні з яких можуть бути сформульовані наступним чином:
· Відповідність стандартам
АІС повинна бути орієнтована на максимальне наближення до сформованим в музеї правилам роботи з колекціями та не повинна містити рішень, що суперечать існуючим стандартам та інструкціям. Комп'ютерна технологія повинна гармонійно вписуватися в існуючу...
