адження та ведення табеля і альбому уніфікованих форм документів організації, внесення до них змін;
здійснення обробки, реєстрації документів та обліково-довідкової роботи за документами;
організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву вступників документів, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву;
контроль за проходженням, виконанням і оформленням документів у встановлені терміни, узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;
· організація машинописного виготовлення, копіювання і оперативного розмноження документів, розробка та проектування бланків документів;
розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації;
організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах;
розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавської дисципліни;
здійснення контролю за правильністю оформлення і формування структурними підрозділами справ, що підлягають здачі в архів;
організація роботи архіву відповідно до законодавства з архівної справи Російської Федерації, правилами, інструкціями та методичними рекомендаціями установ Російської Федерації;
підвищення кваліфікації працівників служби ДОП, проведення нарад та консультування з питань, що належать до їх компетенції;
організація робочих місць, у тому числі автоматизація.
4. Права і відповідальність служби ДОУ
Служба ДОУ має право:
) здійснювати контроль за скороченням надлишкової інформації в організації та підвідомчій системі і приймати до цього відповідні заходи;
) вимагати від керівників структурних підрозділів виконання встановлених правил роботи з документами в організації та контролювати виконання даних правил;
) запитувати у структурних підрозділів та організацій відомості, необхідні для роботи;
) проводити перевірки організації документального забезпечення управління у структурних підрозділах і доводити підсумки перевірок до керівників структурних підрозділів для вжиття відповідних заходів;
) залучати в установленому порядку спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
) повертати виконавцям на доопрацювання документи, підготовлені з порушенням встановлених вимог;
) спільно з обчислювальним центром визначати завдання документаційного забезпечення управління, що підлягають автоматизації;
) підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;
) розробляти положення про структурні підрозділи служби ДОУ і посадові інструкції працівників;
) вносити пропозиції керівництву про притягнення до дисциплінарної відповідальності у всіх випадках порушення підрозділами і посадовими особами встановлених правил роботи з документами;
) брати участь в обговоренні керівництвом питань, що стосуються стану роботи з документами, а також вдосконалення форм і методів роботи з ними;
) вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби ДОП, їх заохочення і накладення на них стягнень.
Служба ДОУ несе відповідальність за:
) забезпечення встановленого порядку роботи з документами в організації;
) виконання вказівок і доручень керівництва та дотримання необхідних умов праці працівників.
5. Взаємовідносини служби ДОУ з іншими структурними підрозділами
Служба ДОУ взаємодіє:
) зі структурними підрозділами - з питань документаційного забезпечення управління;
) з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних із підготовкою документів;
) зі службами кадрів, праці і заробітної плати та з відповідними науково-дослідними організаціями - з питань підбору і розстановки кадрів і підвищення їх кваліфікації в умовах широкого використання обчислювальної та організаційної техніки, розробки та впровадження заходів, пов'язаних з науковою організацією праці, вдосконалення стилю і метод...
