ДОП, як і положення про структурний підрозділ, має обов'язкову силу при розгляді спорів у судах, при проведенні перевірок контролюючими органами та аудиторами.
Положення про службі ДОП розробляє і підписує керівник служби, стверджує керівник організації. Узгоджується Положення з керівниками тих структурних підрозділів, з якими в ньому закріплені взаємозв'язку.
Значну роль у регламентації діяльності діловодної служби грає Статут організації - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання та порядок роботи.
Подібну роль відіграють і положення про структурні підрозділи, де закріплюються завдання та функції, права і обов'язки, виконувані в процесі діяльності конкретного структурного підрозділу.
Основний організаційний документ, що регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, службовець для усунення дублювання у виконанні окремих операцій, встановлення взаємозв'язків окремих посад - посадова інструкція. Посадова інструкція - дієвий засіб управління, що виконує організаційну, регламентує і регулюючу роль.
Крім того, посадові інструкції дозволяють об'єктивно оцінювати діяльність кожного працівника служби, об'єктивно застосовувати заходи впливу. Першим джерелом для розробки посадових інструкцій є такий нормативний документ, як Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців.
Друге джерело - типові посадові інструкції. Їх розробляють для окремих категорій службовців однотипних установ або структурних підрозділів.
Правила внутрішнього трудового розпорядку - організаційний документ, в якому відображаються наступні питання: організація роботи підприємства; взаємні обов'язки працівників і адміністрації; надання відпусток; відряджання співробітників.
Правила складаються на бланку підприємства, узгоджуються шляхом обговорення зборах працівників підприємства, візуються юристом і затверджуються керівником підприємства.
Штатний розклад - основний документ, який застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності організації відповідно до установчим документом.
Основним нормативним документом з діловодства будь-якого підприємства є інструкція з діловодства. Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми і процеси створення документів, порядок роботи з ними, здійснення контролю за їх виконанням.
У структуру інструкції з діловодства повинні бути включені наступні пункти:
. Загальні положення;
. Правила підготовки та оформлення документів;
. Вимоги до реквізитам документів;
. Організація документообігу;
. 1 Порядок прийому, реєстрації, напрями та розгляду вхідної кореспонденції;
. 2 Порядок підготовки та реєстрації вихідних і внутрішніх документів;
. 3 Організація контролю виконання документів;
. 4 Пошукова система по документах;
. 5 Складання номенклатури справ;
. 6 Формування та оформлення справ;
. 7 Експертиза цінності документів;
. 8 Передача справ в архів.
Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству у сфері інформації та документації.
3. Цілі, завдання та функції служби ДОУ
Основними цілями служби ДОУ є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення управління.
Служба ДОУ вирішує наступні завдання:
вдосконалення форм і методів роботи з документами;
забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, побудови пошукових систем;
контроль виконання та підготовки документів до передачі в державний архів у відповідності з діючими нормативами;
скорочення документообігу, кількості форм документів;
розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення організації;
участь у розробці та впровадженні прогресивних технологій документаційного забезпечення управління на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки, персональних комп'ютерів.
Функції служби ДОУ:
Відповідно до покладених завдань служба ДОУ здійснює такі функції:
розробка, впров...
