езпечення управління» базується на понятті «документування». Під документуванням розуміється запис (фіксація) інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документування - регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який би її юридичну силу. Документування завжди здійснюється за певними правилами, встановленими правовими нормативними актами або виробленими традицією.
Відповідно до Закону РФ «Про обов'язковий примірник документів» документ - це матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначений для передачі в часі і в просторі з метою збереження і громадського використання. Документи є основними носіями управлінської, наукової, статистичної та іншої соціально значущої інформації.
Будь офіційний документ поліфункціонален, тобто одночасно виконує кілька функцій, що дозволяє йому задовольняти різні потреби. Виділяють загальні та спеціальні функції документа.
До загальних функцій документа належать:
інформаційна - створюється для збереження інформації;
соціальна - є соціально значущим об'єктом, оскільки породжується тієї чи іншої соціальної потребою;
комунікативна - виступає як засіб зв'язку між окремими елементами громадської структури, в тому числі і між підприємствами;
культурна - засіб закріплення і передачі культурних традицій і науково-технічного прогресу.
Спеціальні функції документа наступні:
управлінська - найважливіший інструмент управління (планові, звітні, організаційно-розпорядчі документи та ін.);
правова - засіб закріплення і зміни правових норм і правовідносин у суспільстві;
історичного джерела - виступає в якості джерела наукових відомостей [30, с. 161].
Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів - обов'язкових елементів оформлення документа (найменування автора документа, гриф затвердження, печатку та ін.). Сучасні вимоги до оформлення організаційно - розпорядчої (адміністративної) документації зафіксовані у державному стандарті (ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»). Державним стандартом встановлений не тільки склад реквізитів (усього їх 30), але і зони і послідовність і розміщення на документі [10, с. 5].
У Типової інструкції перераховуються в певній послідовності реквізити, властиві всім видам організаційно-розпорядчих документів, викладені правила грамотного написання і оформлення кожного реквізиту та кожному реквізиту відведено певне місце на аркуші паперу. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.
Державним стандартом встановлений не тільки склад реквізитів, але і зони і послідовність їх розміщення на документі. Сукупність реквізитів документа і схема їх розташування на документі становлять формуляр документа. Формуляр також регламентований державним стандартом, тому для правильного складання документа необхідно знати не тільки реквізити документа, а й схему їх розташування на документі.
Застосування державних стандартів вводить однаковість в оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними, підвищує культуру управлінської праці.
Так як документи складаються з одних і тих же складових частин (реквізитів), вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання адресата, дат, грифів погодження, затвердження, порядку підписання і т.д.), можна грамотно оформити будь-який документ [31, с. 16].
Система документаційного забезпечення включає документування і організацію роботи з документами в процесі здійснення управління підприємством:
документування являє собою створення документів, тобто їх складання оформлення узгодження і изготовление;
організація роботи з документами - забезпечення руху (документообігу), пошуку, зберігання і використання документів.
Перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу була зроблена в 1931 р Інститутом техніки управління у проекті «Загальних правил документації і документообігу». У проекті були викладені правила організації роботи з документацією та документообігу, правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю відправки документів, тобто всі етапи обробки документів.
Затверджена в 1988 році «Державна система документаційного забезпечення управлі...
