ння. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення »уточнила поняття« документообіг », включивши в нього і операцію« підшивка документа в справу ». ГОСТ 16487-70 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення »встановив визначення поняття« документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення ».
Система автоматизації (а саме - Єдина Система автоматизації діловодства) повинна включати кошти і правила створення документів, підтримки документообігу та ведення електронного архіву документів, а також спиратися на програмно-технічні платформи підприємства. Всі інші компоненти управління (економіка, структури і підрозділи, маркетинг, облік, фінанси, взаємодія підрозділів) повинні спиратися на систему ведення діловодства для ефективного використання інформації для досягнення цілей і вирішення завдань, що стоять перед організацією.
Від чіткості та оперативності обробки та руху документа залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення, тому раціональної організації документообігу, швидкості й чіткості обробки і передачі документів для виконання необхідно приділяти велику увагу.
Таким чиномм, документообіг залежить від системи управління, він вторинний по відношенню до неї, але в той же час саме документообіг, відбиваючи систему управління, дозволяє її наочно побачити. Незважаючи на вторинність порядку руху документів стосовно цілям і завданням організації, документообіг рекомендується нормувати і регулювати.
Вся документація підприємства по джерелу надходження ділиться на три документопотока: вхідна (поступающая), вихідні (відправляються), внутрішня.
Документи, що надходять в організацію, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям. Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли, що не вимагають обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальних виконавців. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи або посадовим особам.
Документи, адресовані керівництву організації або що не мають указівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі документаційного забезпечення.
Обробка і передача документів виконавцям повинні здійснюватися в день надходження документів у службу документаційного забезпечення або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час.
Документи, рішення по яким виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першою. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, що організує виконання.
При необхідності невідкладного рішення по надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.
Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку. Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до поштовими правилами.
Передача документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною оцінкою в реєстраційній формі.
Кількість документів всіх потоків за рік становить обсяг документообігу підприємства. Величина документообігу використовується для визначення необхідної чисельності персоналу, що займається діловодством на підприємстві, розрахунку ефективності засобів механізації та автоматизації діловодства, визначення завантаженості апарату управління [33, с. 95].
Технологія обробки і руху документів на підприємстві повинна здійснюватися відповідно до вимог ГОСТів і включає наступні основні етапи:
- прийом і первинна обробка (або експедиційна обробка) надходять в організацію документів;
попередній розгляд документів службою ДОП;
реєстрація документів;
організація руху документів усередині організації (включає інформаційно-довідкову роботу, доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, а також прохо...
