· Виявлення тих робіт, які виконуються з даної посади.
· Відбір типових посад для аналізу.
· Вибір методу аналізу робіт за відібраними посадам (спостереження, співбесіда).
· Збір необхідної інформації для аналізу.
· Аналіз робіт з посади, т.e. визначення найбільш істотних характеристик роботи за допомогою упорядкування та оцінки інформації, пов'язаної з роботою або працівником. Інформація може відображати зміст роботи, виражене в термінах конкретних робочих або управлінських функцій і процедур, або вона може складатися з характеристик працівника (практичних навичок, знань, здібностей, допустимих відхилень і т.д.), необхідних для компетентного виконання роботи на даній посаді.
· Опис роботи за посадою, тобто фіксація даних про зміст роботи з даної посади. Воно включає такі типові розділи: найменування посади; кому підпорядковується працівник; за кого безпосередньо відповідає працівник; загальна мета роботи; основні напрямки діяльності і задачі4; умови праці та робоча середу (температура, освітленість, шкідливі впливи тощо); робочі взаємини (найбільш значні контакти даній посаді з іншими як усередині організації, так і поза нею); показники відповідальності (за підлеглих, результати роботи і т.д.). Опис посади здійснює працівник служби управління персоналом. Опис необхідно розробляти для посад усіх рівнів управління, тому вони є основою складання посадової інструкції.
· Складання особистісної специфікації, тобто визначення вимог до працівника, який займатиме цю посаду, до його знань, навичок, досвіду.
На підставі зібраної інформації і проведеного аналізу складається посадова інструкція.
Посадові інструкції розробляються керівниками структурних підрозділів і ними підписуються. При відсутності структурних підрозділів інструкція складається фахівцем, котрий обіймав цю посаду і їм підписується. Посадові інструкції обов'язково затверджуються, як правило, першим керівником організації.
Посадові інструкції доводяться до працівників під розписку. Для внесення до посадових інструкцій змін і доповнень видається відповідний наказ керівника організації, який доводиться до працівників під розписку. Наказ про внесення змін видається при необхідності перерозподілу функцій і посадових обов'язків, при реорганізаціях, скороченні штатів і т.д.
Питання узгодження текстів посадових інструкцій та залучення до цього певних посадових осіб вирішуються індивідуально в кожній організації залежно від її структури, штатного складу і сформованих традицій. Наприклад, у багатьох організаціях тексти посадових інструкцій погоджують з юрисконсультами.
Крім того, посадові інструкції повинні бути замінені і наново затверджені в наступних випадках:
· при зміні найменування організації або структур ного підрозділу;
· при зміні назви посади;
· при зміні прізвища працівника, що заміщає дану посаду (наприклад, при звільненні колишнього працівника і заміні його іншим), якщо інструкція, як виняток, була іменний і містила в заголовку до тексту прізвище та ініціали працівника.
Уніфікована структура тексту даного документа, згідно ГСДОУ, включає наступні розділи:
1. Загальні положення: встановлюється сфера діяльності даного фахівця, порядок його призначення та звільнення з займаної посади, заміщення за посадою під час відсутності, визначаються кваліфікаційні вимоги до працівника за освітою, спеціальності, стажу роботи за спеціальністю (на основі розділу Кваліфікаційні вимоги кваліфікаційної характеристики по даній посаді), підпорядкованість спеціаліста та посадові особи, якими він керує. У розділі перераховуються правові акти і нормативні документи, якими повинен керуватися фахівець у своїй діяльності. У даному розділі вказується відділ (підрозділ) і повне найменування посади, категорія посади (керівник, спеціаліст, технічний виконавець). Визначається заміщення за посадою працівника в разі його тимчасової відсутності.
2. Функції: визначаються напрямки діяльності фахівця.
3. Посадові обов'язки: перераховуються конкретні завдання, покладені на фахівця; вказується форма його участі в управлінському про цессе керує, стверджує, забезпечує, готує, розглядає, виконує, контролює, погоджує, пред ставлять, курирує і т.д.
4. Права: визначаються права, надані фахівця для виконання покладених на нього функцій та обов'язків.
. Відповідальність: встановлюються види відповідальності за несвоєчасне і неякісне виконання фахівцем посадових обя занностей і невикористання наданих йому прав.
У ГСДОУ...
