централізованій системі всі операції, пов'язані з документаційне забезпечення управління зосереджуються в одному місці, в єдиній для всієї установи службі ДОП або у секретаря (прийом документів, їх реєстрація, контроль виконання, зберігання справ та ін) . Переваги цієї форми діловодства полягають у звільненні основних структур підрозділів від допоміжних операцій з документами, забезпеченні працівників діловодних служб повного і рівномірного завантаженням. При централізації операцій з документами значно підвищується якість їх обробки. Централізована форма діловодства найчастіше застосовується в установах, невеликих за обсягом роботи з документами. p align="justify"> При децентралізованій формі організації діловодства всі види робіт з документами проводяться безпосередньо в структурних підрозділах установи, тобто кожна структурна частина в цьому випадку веде діловодство самостійно.
При змішаній системі діловодства одні операції (прийом, відправка кореспонденції) здійснюються службою ДОП, а інші (реєстрація, оформлення та складання документів, формування справ) виробляються як в службі ДОП, так і в інших структурних підрозділах.
Змішана форма організації діловодства застосовується зазвичай у великих установах зі значним обсягом оброблюваної документації. У цих установах працівники за діловодних обслуговуванню є, як правило, в кожної структурної частини. Але найбільш трудомісткі процеси по прийому, обліку, відправленні кореспонденції і в цьому випадку доцільно зосередити в одній структурної частини установи. p align="justify"> Змішана форма організації діловодства дозволяє повністю механізувати роботу з документами, більш раціонально використовувати призначені для цих цілей технічні засоби.
3. Опишіть засоби організаційної техніки для складання та оформлення текстових документів
Мінімальний набір обладнання робочого місця секретаря включає в себе: комп'ютер, телефонний апарат або міні-АТС (може додатися селектор), копіювальний апарат, степлер (сшиватель документів) і факс. Крім того, на столі повинні знаходитися: настільна лампа, календар-тижневик, настільний органайзер з звичайними канцелярськими приладдям (ножицями, ножем для паперів, ручками різних видів і кольорів, олівцями, клеять олівцями тощо) і блокнот для записів.
Особливе значення має надаватися обладнанню робочого місця оргтехнікою, яка скорочує час і трудові витрати на створення, зберігання, передачу і використання документів та інформації. На столі, де розташований комп'ютер, або поруч з ним розташовується принтер. p align="justify"> Принтер повинен бути в межах досяжності секретаря. Це важливо і з міркувань конфіденційності. p align="justify"> У сучасних офісах комп'ютер секретаря пов'язаний з комп'ютером керівника або підключений до локальної мережі організації, а в разі прийому-передачі факсів та електронної пошти необхідно мати вихід в Інтернет.
Усі службові документи під час роботи секретаря повинні лежати певним чином. Надійшли і необхідні постійно повинні знаходитися на так званій робочій площині столу, а використовувані періодично - у висувних ящиках столу, на робочих площинах приставок і в шафах. p align="justify"> На столі секретаря повинні бути тільки предмети, необхідні для оперативної роботи. Поточні документи, з якими секретар працює протягом дня, розкладаються по папках або багатоярусним лотків. Інформація повинна бути чітко систематизована, щоб секретар в потрібний момент міг швидко її знайти, визначивши за встановленим в організації індексом, в якому ящику і папці знаходиться потрібний документ. Дуже зручно, коли всі справи і папки, що зберігаються як в столі, так і в шафах, на полицях, мають яскраве маркування, різну за забарвленням, і спеціальні відмітки, номери справ за номенклатурою. p align="justify"> Секретар повинен мати такі довідники:
В· детальну карту міста;
В· телефонний довідник з адресами і телефонами організацій;
В· довідник внутрішніх організацій;
В· довідник внутрішніх телефонів з прізвищами, іменами та по батькові співробітників;
В· словник російської та білоруської мов;
В· довідник адрес Інтернету;
В· іноземні словники.
Допоміжна зона обладнується шафами (найкраще вбудованими) для зберігання справ, платтяною шафою і сейфом. Бажано для оформлення інтер'єру приймальні знайти місце живим рослинам, які є природними очисниками повітря в приміщеннях, знижують рівень шуму (в офісах з постійно працюючими комп'ютерами). b...
