нь досить важко, але на якісному рівні вона очевидна, так як іноді втрата або несвоєчасна обробка навіть одного документа може призвести до величезних втрат. І, нарешті, третя складова ефекту від впровадження системи документообігу полягає у створенні можливостей для впровадження нових практик управління в організації, неможливих без подібної автоматизації. Наприклад, впровадження ефективної системи менеджменту якості без її автоматизації виявляється неможливим. Подібні поліпшення дозволяють перейти на новий якісний рівень керованості компанії та оперативності її реакції на зміни в зовнішньому середовищі, що дозволяє їй отримати суттєві конкурентні переваги, наявність яких в сучасному конкурентному середовищі важко переоцінити.
Аналіз проблеми
Навіщо потрібна система автоматизації адміністративних процесів і в чому її специфіка
В даний час на ринку інформаційних систем спостерігається потреба у вирішенні проблеми автоматизації бізнес-процесів обробки документів. Насамперед, це пов'язано зі зміною стилю управління в нових умовах для вітчизняного бізнесу. Традиційне директивне управління, що спирається на контроль окремих фактів управлінського процесу і не містить механізмів детального контролю за його ходом, змінюються на більш сучасні методики процесного управління, при якому діяльність організації сприймається як композиція взаємопов'язаних процесів. Подібний підхід, крім більшої формалізації і відповідно більш деталізованого контролю, дозволяє підтримати можливість безперервного виявлення слабких місць в структурі організаційних процесів, і відповідно забезпечує механізми їх безперервного поліпшення.
Подібний підхід (який отримав на заході назва Total Quality Management тотальне управління якістю) закріплений у стандарті ISO 9000, який скуповує останнім часом все більшої популярності в вітчизняних компаніях.
Однак для реалізації на практиці подібного підходу до управління, потрібна наявність інструментів моделювання бізнес-процесів, що протікають в організації, а також інструментів їх реалізації. При цьому вкрай важлива можливість безперервного поліпшення та внесення змін до їх структуру.
З іншого боку, інформаційні системи досягли необхідного ступеня зрілості, що дозволило задуматися про автоматизації не тільки очевидних ділянок діяльності (наприклад, розрахункові операції в бухгалтерії), а й процесів, пов'язаних із загальним управлінням організацією. Але даний клас задач висуває специфічні вимоги, такі, як висока ступінь гнучкості додатків, можливість внесення змін у вже впроваджені в компанії програми без зупинки їхньої роботи, накопичення консолідованої статистики по різним процесам, інтеграція функцій великої кількості додатків в рамках єдиного робочого простору.
Сучасна інформаційна система більш-менш великої організації може бути вельми умовно розділена на три базові функціональні компоненти:
Підсистема управління ресурсами. Ця під...
