об'єктивно відображає діяльність підприємства і що дозволяє оперативно керувати ним, тому автоматизація документообігу стає одним із пріоритетних завдань будь-якого підприємства.
Багато в чому від організації документообігу та роботи з інформаційними ресурсами залежить ефективність роботи підприємства. Гори макулатури, тривалий пошук потрібного документа, втрати, дублюючі документи, затримки з відправкою та отриманням, помилки персоналу складають не повний перелік проблем, що виникають при поганій організації документообігу. Все це може сильно загальмувати, а у виняткових випадках повністю паралізувати роботу підприємства. p align="justify"> Впровадження системи електронного документообігу (СЕД) покликане вирішити певний ряд проблем, який в тій чи іншій мірі характерний для підприємств з технологією В«паперового документообігуВ».
Системи документообігу зберігають документи, ведуть їх історію, забезпечують їх рух з організації, дозволяють відстежувати виконання того, для чого документ готувався. В організації, де впроваджена система документообігу, не буває просто рішень, доручень чи наказів. Бувають документи, що містять рішення, доручення. Документ є базовим інструментом управління: все управління в організації здійснюється через документи. Будь-який документ в системі документообігу забезпечується В«карткоюВ» на зразок бібліотечної. Зазвичай конкретний набір полів в картці прив'язаний до типу документа. Сховище системи електронного документообігу можна представити собі у вигляді бази даних, що зберігає вміст полів карток і деякого сховища для самих документів.
Зазвичай плутають два терміни: В«діловодствоВ» та В«документообігВ». Часто можна почути фразу В«це не система документообігу, а система діловодстваВ». Або навпаки. Діловодство - це термін, який застосовується в конторської практиці для позначення формального набору правил роботи з документами. Існують системи документообігу, які можна налаштувати на необхідні правила діловодства. Але є системи, які спочатку ставили своєю метою підтримку саме цих правил і в цьому сенсі не мають більш загальними функціями в достатній мірі для того, щоб їх можна було назвати системами документообігу. З іншого боку, правила діловодства, який прийнятий в Росії, досить великий, та налаштування системи документообігу на ці правила - завдання не тривіальна. p align="justify"> Основні завдання, які вирішуються системами документообігу.
Системи документообігу зазвичай впроваджуються, щоб вирішувати певні завдання, що стоять перед організацією. Нижче наведено список найбільш часто зустрічаються завдань. p align="justify"> Забезпечення більш ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях.
Підтримка системи контролю якості, що відповідає міжнародним н...
