вами та організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їх зберігання, пошуку і використання. p align="justify"> Системи розробки програми передачі повідомлень по локальній мережі забезпечують процес створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, які, як правило, підтримують такі системи включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео і Web-документи. До загальних можливостей систем електронного документообігу відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних В». p align="justify"> Головною метою впровадження систем електронного документообігу є створення ефективного середовища управління і функціонування підприємства або організації.
До стратегічних переваг, пов'язаних з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації після впровадження систем електронного документообігу, можна віднести:
Поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві);
Значне прискорення пошуку і вибірки документів (за різними атрибутами);
Підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованої робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації;
Підвищення збереження документів і зручності їх зберігання, оскільки вони зберігаються в електронному вигляді на сервері;
Поліпшення контролю за виконанням документів.
Інтеграція ERP-систем з системами електронного документообігу забезпечує підтримку бізнес-процесів всього підприємства - через оперативне управління документами, образами, потоками робіт, корпоративними звітами та ін Вирішення цієї проблеми дуже важливо для сучасного підприємства, особливо, якщо на ньому використовуються одночасно кілька корпоративних додатків.
Документи ініціюють дії і є результатом дій, які в свою чергу є підставою для нових дій. При цьому життєвий цикл документа включає ряд етапів (розробку, узгодження, затвердження, використання, зберігання та ін.) За поточному стану (етапу проходження) документів можна:
відслідковувати хід виконання робіт;
усувати поточні проблеми, пов'язані із співвиконавцями, замовниками, експертними організаціями;
аналізувати та оптимізувати технологію обробки документів.
Таким чином, документообіг - це безперервний процес руху документів, ...
