рних підрозділах закладу; змішана форма роботи з документами використовується у великих об'єднаннях (установах) зі складною структурою і великим обсягом документообігу. При такій формі частина операцій по роботі з документами (прийом, відправка, контроль, виконання) бере на себе канцелярія, а інші операції (реєстрація, формування справ, поточне зберігання і т.д.) виконують структурні підрозділи. p align="justify"> У технологічному ланцюжку обробки і руху документів можна виділити наступні етапи:
прийом і первинна обробка документів;
попередній розгляд і розподіл документів;
реєстрація документів;
контроль за виконанням;
інформаційно-довідкова робота;
виконання документів і відправлення.
.1 Інформаційно-довідкова робота
Одна з головних цілей реєстрації - створення бази даних про документи організації. На основі цього банку даних можна за кілька хвилин визначити:
у кого, де і в якій стадії роботи знаходиться будь-який документ;
в яких документах можна знайти інформацію з конкретного питання.
Довідкова картотека складається з реєстраційних карток. Роздільниками в довідковій картотеці будуть назви структурних підрозділів або напрямки діяльності в організації. Усередині цих розділів найзручніше розміщувати картки за алфавітом кореспондентів або питань діяльності (товарів, виробів, послуг і т.д.). Окремо ведеться картотека звернень громадян (пропозицій, заяв, скарг). Окрема картотека за тематичним ознакою заводиться на законодавчі, нормативні та розпорядчі документи. p align="justify"> Значно розширює можливості інформаційно-довідкового обслуговування автоматизована система реєстрації. Сучасні системи управління базами даних (СКБД) дозволяють складати запити і отримувати відповіді по будь-якій комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа. p align="justify"> Аналогічно здійснюється і пошук самих документів. Пошук може здійснюватися за будь-якою ознакою (полю), заповненому в реєстраційній картці: вхідний номер документа, дата надходження документа, вид документа, кореспондент, територія, виконавець документа, вихідний номер документа, дата відправлення документа і т.д. Відповідні значення полів або вводяться з клавіатури або (для класифікуються значень) вибираються з відповідного списку (вид документа, виконавець тощо). p align="justify"> Довідка може видаватися:
по конкретного документа (де знаходиться, стадія підготовки,
результат виконання, місце зберігання); темі або змісту (конкретний документ, група документів);
кореспонденту (конкретний документ, всі документи учасника, всі документи учасника з певного питання, всі ...
