документи учасника за певний період);
регіону, країні, області, місту.
Пошук може виконуватися за невиконаним документам, виконаним документам (які мають дату виконання і відмітку про приміщення у справу), по всій оперативній базі даних (документи поточного діловодного року), а також при необхідності - по архівній базі даних (документи попередніх років).
Обробка і відправлення вихідних документів проводиться службою документаційного забезпечення управління (ДОП), або секретарем-референтом (секретарем), або експедицією (експедитором).
Отримавши документ до відправки, перевіряють правильність його оформлення:
наявність підпису;
наявність дати (якщо її немає на отправляемом документі, то проставляють),
наявність заголовка;
правильність адресації;
наявність адреси, якщо документ призначений разовому кореспонденту;
наявність всіх аркушів у документі та зазначених додатків.
В останні роки з розвитком передачі документів по телефонних каналах зв'язку (факс, електронна пошта) кількість кореспонденції, пересилається традиційними поштовими відправленнями, постійно зменшується.
Передача інформації з використанням електронної пошти значно скорочує час на передачу і підвищує надійність доставки.
Однак не слід забувати, що при передачі документів електронною поштою виникає кілька проблем: посвідчення достовірності підпису, застосування спеціальної програми В«електронного підписуВ» та укладення спеціальної угоди про авторизацію з кожним кореспондентом.
Обробка вихідних документів складається з таких операцій:
складання проекту вихідного документа;
візування проекту документа;
перевірка правильності оформлення проекту документа;
підписання документа керівником;
реєстрація документа (журнал, Рк, персональний комп'ютер);
проставлення номера на документі;
перевірка правильності адресації;
відправка документа адресату;
підшивка другого примірника (копії) у справу.
.2 Організація контролю над виконанням документів
Контроль за виконанням дорученого завдання є однією з функцій управління. Можна виділити контроль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання завдання. p align="justify"> Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник (установи або відділу) або спеціально уповноважені особи. Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішено питання. p align="justify"> Контр...
