ватизації, зовнішньоекономічних зв'язків із зазначенням строків зберігання, затвердженого Постановою Комітету з архівів та діловодства при Раді Міністрів Республіки Білорусь від 06.08.2001 № 38 (далі - Перелік № 38)). Найменування, дата і номер рішення про призначення відповідальною особою за зберігання книги (крім випадку, коли за зберігання книги відповідає керівник), а також його прізвище, ім'я, по батькові та займана посада вказуються в книзі, в спеціально передбачених для цього графах (форма книги обліку перевірок затверджена Постановою № 383). Якщо уповноважена особа змінюється, видається новий наказ і в книзі робиться відповідний запис. p align="justify"> Книга повинна зберігатися за місцем знаходження об'єкта здійснення діяльності (п. 6 Правил).
Місце книги в документообігу організації
Книга включається до номенклатури справ організації. Якщо відповідальним за її зберігання призначений секретар приймальні керівника, книга включається до номенклатури справ керівника, якщо головний бухгалтер (бухгалтер) - у номенклатуру справ бухгалтерії. Якщо організація планує відкривати нові торговельні та інші об'єкти здійснення діяльності, які розташовуються поза місцем знаходження організації, в номенклатурі справ, яка затверджується на початку року, рекомендується зарезервувати вільний індекс для книги (у розділі керівника або підрозділу, працівник якого буде призначений відповідальним за її зберігання) .
Обкладинка книги оформляється аналогічно обкладинці справи відповідно до номенклатури справ (п. 182 Інструкції з діловодства). На обкладинці зазначаються:
найменування вищестоящої організації (за наявності);
найменування організації;
найменування відокремленого (структурного) підрозділу або функція (напрям діяльності) організації;
індекс справи за номенклатурою;
заголовок справи;
дата справи (рік, в якому заведено справу);
термін зберігання справи.
Книга відноситься до документів тимчасового терміну зберігання. Її не потрібно купувати та реєструвати щорічно: вона ведеться до повного заповнення, тому в номенклатурі справ, яка затверджується щорічно, у графі "Примітка" робиться відмітка В«перехіднеВ». По завершенні книга передається до архіву організації, де зберігається п'ять років після закінчення ведення (п. 540-1 Переліку № 38). p align="justify"> Після закінчення терміну зберігання книга включається до акта про виділення до знищення документів і справ. Книга знищується, якщо організацією підготовлені описи справ постійного зберігання та з особового складу за відповідний хронологічний період (п. 7 Положення про порядок здачі юридичними особами та індивідуальними підприємцями на зберігання в архів книги обліку перевірок (ревізій), затвердженого Пос...
