p>
2. Облік унікальних і особливо цінних документів
Унікальні документи підлягають спеціальному державному обліку в Державному реєстрі унікальних документів Архівного фонду Російської Федерації, ведення якого здійснює Федеральна архівна служба Росії.
На виявлені унікальні документи складаються листи обліку та опису унікальних документів; порядок складання та подання цих листів визначається інструктивно-методичними документами з ведення Державного реєстру унікальних документів Архівного фонду Російської Федерації.
Листи обліку та опису унікальних документів, включених до Державного реєстру, зберігаються в архіві єдиним комплексом в порядку номерів фондів і описів в папці з клапанами. На них складається внутрішній опис.
Облік проводиться шляхом присвоєння архівних документів (одиницям зберігання,
Особливому обліку підлягають справи, що мають в оформленні дорогоцінні метали і камені. Вони вважаються особливо цінними або унікальними .
Архів, який зберігає справи, що мають в оформленні або в додатку до них дорогоцінні метали і камені, відповідно до законодавства Російської Федерації реєструються у відповідній інспекції пробірного нагляду Міністерства фінансів Російської Федерації.
Облік зазначених справ здійснює матеріально-відповідальна особа, з якою керівник архіву укладає договір про матеріальну відповідальність за збереження і облік справ, що мають в оформленні або в додатку до них дорогоцінні метали і камені.
Зазначені справи передаються матеріально-відповідальній особі на сейфове зберігання, про що робиться відповідна відмітка («сейфове зберігання») в опису справ, документів, і включається в спеціальну інвентарну книгу обліку справ, що мають в оформленні або додатку дорогоцінні метали або камені. Дана інвентарна книга складається і ведеться в трьох примірниках. Перший примірник зберігається в підрозділі, що здійснює централізований (в рамках архіву) облік документів, другий - у матеріально-відповідальної особи, третій зберігається в бухгалтерії архіву.
Щорічно, спеціальною комісією, створюваної наказом керівника архіву, проводиться інвентаризація справ, що мають в оформленні або в додатку до них дорогоцінні метали і камені.
Інвентаризація проводиться також у разі зміни матеріально-відповідальної особи, керівника архіву, головного зберігача фондів. Результати інвентаризації оформляються актом, що складається у трьох примірниках, один з яких надсилається до відповідного уповноваженого органу виконавчої влади у сфері архівної справи.
Облік особливо цінних документів ведеться по:
· списку фондів, що містять особливо цінні документи;
· описам особливо цінних справ, документів або переліками номерів особливо цінних справ, документів (номернікам);
У опису особливо цінних справ, документів за ними зберігаються їхні колишні облікові номери.
Опись особливо цінних справ, документів (номернік) складається на документи однієї або декількох описів фонду в залежності від кількості особливо цінних одиниць зберігання, одиниць обліку в даній опису в необхідному для архіву кількості примірників....
