До опису складається титульний лист.
Якщо більшість документів за описом є цінними, окремий опис особливо цінних справ, документів не складається, а копіюється наявна опис. У такому випадку до неї також складається номернік, який є перекладної таблицею від номера одиниці зберігання, одиниці обліку документів до номера одиниці зберігання страхового фонду.
унікальний цінний документ архівний
При віднесенні документів до особливо цінних в описах в графі" Примітки" навпроти заголовків відповідних одиниць зберігання, одиниць обліку проставляються відмітки «ОЦ».
В інших облікових документах відмітка «ЗЦ» проставляється до номера архівного фонду, номеру опису справ, документів; дана відмітка є службовою і не входить в архівний шифр одиниць зберігання, одиниць обліку.
3. Страховий фонд та страхові копії особливо цінних та унікальних документів
На особливо цінні та унікальні документи Архівного фонду Російської Федерації, з метою збереження міститься в них, на випадок втрати або пошкодження їх оригіналів, в архівах створюються їх страхові копії, шляхом мікрофільмування (негативи першого покоління на рулонної плівці або микрофишах). Сукупність страхових копій документів, що зберігаються в архіві, становить страховий фонд .
Страховий фонд є недоторканним і зберігається територіально відокремлено від оригіналів унікальних документів та особливо цінних документів в архівосховищах.
Для страхового фонду копіюванню підлягають всі документи визнані особливо цінними, незалежно від їх типу (способу відтворення), часу створення і виду носія, а також списки тих архівних фондів, у складі яких є особливо цінні справи.
Одночасно із створенням страхового фонду створюється фонд користування (позитивні мікрофільми і мікрофіші).
В фонд користування, як правило, включаються повністю скопійовані копії справ. Копії окремих документів можуть бути включені до фонду користування тільки шляхом їх внесення до складу тематичної колекції документів.
Фонд користування може створюватися також цільовим порядком по найбільш використовуваним документальним комплексам шляхом ксерокопіювання або створення копій документів на електронних носіях, що забезпечують ідентичність копії й оригіналу документа.
4. Зберігання унікальних і особливо цінних документів
Особливо цінні та унікальні документи зберігаються в окремому сховищі або в відокремленої частини загального сховища.
Як правило, оригінали особливо цінних документів не повинні надаватися користувачам, експонуватимуться на виставках, видаватися іншим організаціям для тимчасового користування. Відхилення від цього правила можливі лише в особливих випадках, із спеціального дозволу директора державного та муніципального архіву, керівників адміністрації державного органу.
Список використаної літератури
1. Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22 жовтня 2004 р. N 125-ФЗ
2. Архівознавство: Підручник для поч. проф. освіти...
