к і Кінець? поставити в пункті Оповіщення, у вікні правіше - за скільки хвилин. Для звукового оповіщення клацнути кнопку з гучномовцем? у вікні «Стан» вибрати спосіб відображення в календарі часу зустрічі: Вільний, Під питанням (може не з'явитися на зустрічі), Зайнятий, Немає на роботі (поза досяжності в цей час)? у велике поле внизу ввести текст опису зустрічі (коментар, які матеріали взяти з собою, файл і т.д.)? під кнопкою Категорії присвоїти категорію зустрічі? зверху натиснути кнопку Зберегти й закрити.
Якщо необхідно регулярно проводити збори, зустрічі, готувати місячні звіти або отримувати нагадування про дні народження, то в Календар потрібно ввести інформацію про повторюваної зустрічі. Для цього:
перебуваючи в поле Календар вибрати в меню Календар? Створити повторюваний зустріч. З'явиться діалогове вікно «Повторення зустрічі»;
в секції Час вказати: Початок, Кінець, Тривалість;
в секції Шаблон повторення вказати частоту повторень: Щодня, Щотижня, Щомісяця, Щороку. Вказати в який день;
в секції Межі повторення задати Початок (вибирається дата) Ні кінцевої дати (якщо повторювані зустрічі не обмежені датою) Усього копій (правіше вказати число зустрічей) Дата закінчення (обмежує кількість повторюваних зустрічей);
клацнути OK, щоб закрити вікно «Повторення зустрічі»;
у вікні «Зустріч» ввести необхідні відомості.
Щоб запланувати події, що тривають не менше 24 годин, потрібно виконати наступне: в меню вибрати Календар? Створити подію. У діалоговому вікні" Подія», аналогічного вікна «Зустріч», заповнити поля Тема, Місце, Початок, Кінець. Можна вибрати пункт Цілий день. Потім клацнути кнопку Зберегти й закрити.
.2 Організація зборів
У MS Outlook збори - це зустріч, на яку користувач запрошує учасників і виділяє ресурси. Учасники - люди, що беруть участь у зборах; ресурси - обладнання, яке використовується на зборах, наприклад, комп'ютер, проектор слайдів та ін За допомогою Outlook можна спланувати час і дату зборів, визначити тему і місце його проведення та запросити учасників.
Для планування зборів потрібно перейти в папку Календар і вибрати в меню Календар? Призначити збори. З'явиться діалогове вікно «Без імені - Подія». На вкладці Планувальник зборів у вікні «Всі учасники» клацнути в рядку Введіть тут ім'я учасника і задати ім'я. Можна клацнути кнопку Запросити інших, щоб вибрати імена з адресної книги. Внизу вікна вибрати дату початку і кінця зборів. Правіше можна зафіксувати час початку і кінця зборів. Час можна вибрати також, клацнувши на полі введення, а потім перетягнути зелену смугу вліво (час початку) або червону смугу вправо (кінець зборів).
Після планування зборів потрібно ввести відомості про нього: розіслати запрошення на нього, вказати тему і місце його проведення. Далі вибрати вкладку Зустріч. Тут можна додати імена учасників, заповнити рядки Тема, Місце. При необхідності змінити час, встановити галочку в рядку Оповіщення, внизу вікна набрати текст для учасників. Клацнути кнопку Надіслати.
Для запрошення на збори можна використовувати адресні книги. Якщо клацнути кнопку Запросити інших, з'явиться вікно «Вибір учасників і ресурсів». У рядку Джерел...
