енням розрізняють документи, використовувані як засіб фіксування фактів, подій і явищ (акт, звіт, протокол тощо), а також і спосіб передачі інформації на відстань (лист, телеграма, телефонограма і т. п.).
За гласності розрізняють документи звичайні, секретні, для службового користування. Секретні документи мають особливу відмітку і гриф секретності - «таємно». З ними ведуть роботу особи, які мають дозвіл і ознайомлені зі спеціальною інструкцією по секретному діловодства. Документи службового користування, що містять несекретні відомості, що не підлягають розголосу у відкритій пресі, по радіо, телебаченню, використовуються тільки працівниками даного підприємства (організації, установи). На таких документах ставиться гриф «Для службового користування».
За термінами зберігання виділяють: документи постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового зберігання (до 10 років).
За формою розрізняють стандартні (типові) та індивідуальні документи. Стандартний документ містить однорідні питання і складається за типовим зразком. Зазвичай він видрукуваний на бланку, де є постійна і змінна інформація (посвідчення про відрядження, довідка).
Індивідуальні документи створюються для пояснення конкретної управлінської ситуації. Вміст у них викладається індивідуально, представляючи собою результат творчості виконавця (доповідна записка).
3. Текст ділового документа
Текст - головний елемент документа. У будь-якому діловому документі він складається з логічно вибудуваних частин: вступу, докази, висновки. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до складання документа, викладається історія питання і т.п.). У доказі висвітлюється суть проблеми (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали). У висновку, яке може бути активним чи пасивним, формулюється мета складання документа: активне висновок точно визначає дію адресата, мета пасивного - проінформувати про якийсь факт, обставину і т.п.
Текст документа, що складається тільки з ув'язнення, називається простим, а містить інші елементи - складним.
Залежно від змісту документа використовується прямій або зворотний порядок розміщення логічних елементів. У першому випадку після вступу йде доказ і висновок. При зворотному порядку - спочатку викладається висновок, а потім доказ. Вступ у такому документі відсутній.
За способом викладу матеріалу документи поділяються на дві категорії: з високим і з низьким рівнем стандартизації. Перші складаються відповідно до затвердженої форми. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.
Типізація текстів - процес створення тексту-зразка, стереотипу, на основі якого можуть будуватися документи аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому найбільш точно зберігаються основні конструкції і формулювання. Типові тексти, як правило, оформляються у вигляді спеціальних збірників. Тобто трафаретні тексти - дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого конкретного заповнення.
За с...
