до завершення виконання: відправки з організації і (або) напряму в архів.
Оскільки документи виникають і пересуваються в системі по мірі виконання функцій управління або будь-яких ділових процесів, то на кожному підприємстві, організації та фірмі створюється свій документообіг. Під документообігом розуміється регламентована сукупність взаємопов'язаних операцій, які виконуються над документом в строго встановленому порядку, на певному робочому місці з використанням певних методів і засобів, тобто технології обробки, починаючи від моменту виникнення документа і закінчуючи здачею його в архів. Документообіг на підприємстві може бути двох типів:
операційний - орієнтований на обробку первинних та отримання зведених і аналітичних документів, що містять операційну атрибутику і використовуваних на першій і другій стадіях управління;
універсальний - відображає інформаційні потоки слабоструктурованої інформації, використовуваними на третій стадії управління, тобто при виконанні управлінських рішень або ділових процесів і процедур.
Паралельно з терміном «діловодство» останнім часом використовується термін «документаційне забезпечення управління» (ДОП). Його поява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем та їх організаційним, програмним та інформаційним забезпеченням для наближення до термінології, що вживається в комп'ютерних програмах та літератури. В даний час терміни «діловодство» і «документації управління» є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієї ж діяльності. Обидва терміни використовуються у назвах документів, що регламентують організацію документаційних процесів, таких як: «Державна система документаційного забезпечення управління» і «Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації».
Документування - це запис інформації на різних носіях за встановленими правилами [1]. Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Реквізит - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
Документування в організаціях і фірмах може здійснюватися на природній мові, тобто, телеграма, рукопис, телефонограма, машинопис, факсограма або на штучних мовах з використанням відповідних носіїв інформації, таких як, диски, магнітні стрічки, дискети , лазерні диски. На сьогоднішній день в управлінській практиці переважаючим способом документування є комп'ютерна друк, але такі документи, як пояснювальні записки і заяви, зазвичай створюються рукописним способом.
У багатьох випадках законами та актами державного управління пропонується обов'язкова документування. Зокрема, Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» вказує: «Документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси. Документування інформації здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку Російської Федерації » [2].
Організація роботи з документами - це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання.
Операції, що входять в технологію роботи з документами:
