tify"> · Прийом і первинна обробка документів;
· Попередній розгляд і розподіл;
· Реєстрація документів;
· Виконання документів;
· Інформаційно-довідкова робота;
· Відправка документів;
· Систематизація (формування справ) і поточне зберігання;
· Контроль виконання документів.
Розглянемо більш детально деякі з перерахованих понять. Реєстрація - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання; формування справи - групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ (систематизованим переліком найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформленим у встановленому порядку) і систематизація документів усередині справи; контроль виконання документів-сукупність дій, що забезпечують їх своєчасне виконання.
В основі будь-якого документа лежить інформація. У кожній області людської діяльності інформація має свою специфіку і тому вона підрозділяється на наукову, технологічну, соціальну і т. д. В організаціях, фірмах і на підприємствах (незалежно від напрямку діяльності та форми власності) обов'язково виникає управлінська інформація, яка використовується для цілей управління яким об'єктом чи структурами. До управлінської інформації пред'являється ряд вимог: достовірність, оперативність, повнота, точність, адресність, доступність для сприйняття. Найбільш істотні два вимоги до управлінської інформації:
перше, вона повинна бути своєчасною;
друге, достатньою для прийняття рішення в управлінні підприємством.
Якщо інформація приходить із запізненням, вона може дати невірні відомості про проблему, так як за час, витрачений на передачу та обробку інформації, стан проблеми може змінитися. Повнота інформації виражається її обсягом, який повинен бути достатнім для управління і відображати всі сторони питання. Недостатня інформація, в якій відсутній ряд фактів, призводить до малообоснованним, невірним або помилковим управлінським рішенням.
За рівнем управління всі документи можна розділити на чотири групи:
державного рівня;
міністерств;
об'єднань, корпорацій;
підприємств, фірм або організацій.
За ступенем достовірності документи поділяються на оригінали, чернетки та копії. За часом зберігання виділяють документи постійного і тимчасового зберігання. За методом обробки документів і їх заповнення можна виділити чотири групи документів:
ручного заповнення;
машинно-орієнтовані документи, призначені для введення з клавіатури, що міститься в них інформації в ЕОМ;
машинно-читаються документи, інформація яких автоматично вводиться в базу даних;
автоматичного заповнення та видачі інформації на друк.
За ступенем гласності виділяють звичайні документи, службового користування і секретні документи. За призначенням існують індивідуальні документи довільної форми та документи з типовою формою.
Створення законодавчої основи ...
