всіх необхідних розрахунків, що призводить до змісту надлишкових даних і смисловий перевантаженні форматів введення;
суперечливість та неузгодженість в структурі форм введення / виведення, а також неможливість оперативного звернення до актуальної інформації у зв'язку з відсутністю централізованого управління нормативно-довідковою інформацією;
висока трудомісткість завдання побудови нових звітів;
проблема консолідації даних, так як дані зберігаються в різних робочих книгах;
утруднена паралельна обробка даних. Для такої обробки необхідно рознесення даних за різними книгам і налаштування функціональності отримання зведеної таблиці (прописування посилань на різні книги);
бізнес-логіка щодо розрахунку даних і внутрішньому контролю переважно реалізована у вигляді формул MS Excel, які можуть бути пошкоджені в результаті необережних дій користувачів системи. Це знижує надійність системи і вимагає додаткових контрольних розрахунків;
відсутня функціональність розмежування прав доступу на затвердження, введення і перегляд даних;
відсутня функціональність зберігання історичних даних (дані за попередні періоди). Вся інформація за періоди зберігається в Excel-книгах, тобто не існує можливості автоматизованого пошуку, вибору та аналізу цих даних. Крім того, з плином часу сильно збільшується обсяг збережених даних, що вимагає розширення фізичного простору зберігання;
система не дозволяє заблокувати готові дані від редагування, тим самим знижуючи їх надійність і достовірність;
відсутня функціональність автоматичного завантаження фактичних даних з наявних у компанії автоматизованих транзакційних систем. Користувачі вводять фактичні дані вручну, що призводить до неузгодженості даних і помилок;
висока трудомісткість процесу підтримки системи.
Аналізуючи наведені недоліки, можна прийти до висновку про доцільність створення в компанії єдиної автоматизованої системи бюджетного управління, побудованої на основі єдиного сховища бюджетної інформації [3].
Переваги використання єдиного сховища даних:
швидкий доступ з однієї точки до всієї релевантної інформації незалежно від її джерела;
орієнтованість на все підприємство в цілому;
зберігання історичних даних;
на основі збережених даних можуть бути побудовані аналітичні звіти будь-якого рівня складності.
Складність процесів бюджетного управління (велике кількістю учасників, розгалужена організаційна структура тощо) також потребує підтримки з боку єдиної автоматизованої системи (АСБУ). Основними типовими виробничо-економічними цілями створення такої системи є:
скорочення часу прийняття управлінських рішень в процесі бюджетного управління;
звільнення від ручного виконання рутинної роботи фахівців усіх рівнів, що беруть участь у процесах бюджетного управління;
підвищення оперативності, достовірності і повноти аналітичної інформації, необхідної керівникам і фахівцям будь-якого рівня, які беруть участь у процесах бюджетного управління.
Досвід розробки ряду систем АСБУ в великих територіально-розподілених компаніях дозволяє авторам сформулювати основні типові вимоги до автоматизованої системи бюджетного управління у відповідності зі структурою ГОСТу 34.602-89 «Технічне завдання на створення автоматизованої системи».
Вимоги до структури та функціонування...
